En 2024, 36 % des salariés français ont continué à consulter des offres d’emploi durant leur "onboarding", cette phase souvent cruciale d'intégration dans l'entreprise, selon une étude d'Ipsos pour Workelo. Une tendance corroborée par l’étude PageGroup sur l'onboarding  des collaborateurs et publiée en décembre dernier, qui relève que 58 % des salariés ne se sont pas sentis bien accueillis lors de leur premier jour d’intégration et ont pensé à quitter leur entreprise à la fin de celui-ci. 65 % des salariés auraient par ailleurs souhaité que leur employeur mette en place davantage d’actions pour faciliter leur intégration. Une attente d’autant plus importante auprès des jeunes générations.

Plusieurs raisons expliquent l’insatisfaction des nouveaux collaborateurs, en tête desquelles figure notamment le sentiment d’être livré à soi-même. Les recrues expriment ainsi clairement leur besoin d’être accompagnées. « L’onboarding est un moment charnière dans le parcours professionnel des collaborateurs, explique Mikaël Deiller, executive director chez Michael Page. Alors que les entreprises insistent de plus en plus sur le sens et la valeur dans le travail, placent l’humain au centre de leurs préoccupations et tendent à mettre en place des démarches RSE, les collaborateurs attendent naturellement que ces approches se déclinent dès leur onboarding. » Pour être réussie, cette intégration débute dès la signature du contrat, avant même l’arrivée du nouvel arrivant dans l’entreprise.

Le pré-onboarding, étape transitoire plébiscitée par les nouveaux arrivants

Il peut se passer jusqu’à trois mois entre le moment où le collaborateur signe son contrat d’embauche et son entrée effective dans l’entreprise. Si pendant cette période l’entreprise n’entretient pas un lien avec son nouveau collaborateur, elle s’expose alors à son désengagement avant même son arrivée, voire même parfois au risque de ghosting (candidat fantôme), un phénomène qui se produit lorsque le candidat coupe soudainement la communication avec son futur employeur et ne se présente pas le premier jour d’embauche. « Pour éviter cet écueil, l’entreprise doit rythmer ses échanges avec son futur collaborateur pendant cette période transitoire et mettre en place différentes actions pour préparer son arrivée, insiste Mikaël Deiller. Cette étape de pré-onboarding est notamment l’occasion de gérer toutes les démarches administratives (contrat, mutuelle, etc.), d’expliquer comment va se passer l’intégration, de faire visiter les locaux ou encore de présenter le nouvel arrivant à ses futurs collègues et à son interlocuteur référent. »

La nécessité d’anticiper l’arrivée du collaborateur

Dès lors que ces différentes étapes ont été réalisées, le collaborateur se sentira déjà familiarisé avec l’entreprise le premier jour de travail. Il convient ensuite de personnaliser son accueil, afin qu’il se sente attendu. « A cet effet, il est notamment indispensable que son manager soit présent pour le recevoir à son arrivée, lui présenter son poste de travail, ses collègues, l’organisation et les locaux de l’entreprise si ça n’a pas été déjà fait », précise Houriya Charti, manager senior finance chez Hays. Cependant, l’onboarding ne saurait aujourd’hui se limiter à une journée et un petit-déjeuner d’accueil. Il s’inscrit dans un processus global, qui dure généralement entre six mois et un an, et qui peut s’articuler autour de différentes actions, au centre desquelles se trouvent souvent une ou plusieurs journées d’intégration. Dans le cadre de ces journées d’intégration, des actions novatrices émergent dans certaines sociétés, telles que l’organisation d’escape games ou l’intégration de la fresque du climat dans les processus d’onboarding. « Ces actions sont aussi l’occasion de créer du lien entre les nouveaux arrivants et les collaborateurs en place et de fédérer autour de sujets auxquels l’entreprise est sensible », ajoute Mikaël Deiller. Une approche globale et sur long terme est ainsi adoptée au sein de l’équipe contrôle de gestion informatique du groupe AG2R La Mondiale. « Nous avons mis en place une démarche d’intégration rigoureuse avec un programme qui s’étale sur plusieurs mois », témoigne Patrick Masson, responsable pilotage économique & services DSID au sein du groupe AG2R La Mondiale. Ce programme commence par une formation en ligne obligatoire sur la plateforme « Mon Campus Pro », suivie d’une journée d’intégration collective. « L’accompagnement ne s’arrête pas là, poursuit Patrick Masson. Des sessions plus spécifiques aux métiers sont également organisées. Elles permettent de consolider et de réaligner l’ensemble de l’équipe sur les fondamentaux de la finance. Ces sessions s’articulent autour d’un rappel concernant les bases de la comptabilité générale, ainsi que d’une analyse des principaux états financiers (bilan, compte de résultat) et de leur impact. Le tout est illustré par des études de cas concrets en lien avec le pilotage financier dédié à l’exécution budgétaire de la direction informatique. L’objectif est ainsi double : garantir une parfaite maîtrise des concepts financiers et favoriser l’intégration des nouveaux collaborateurs. Ces sessions sont aussi l’occasion d’un enrichissement mutuel, permettant aux nouveaux arrivants de partager leur expérience et de challenger les équipes en place. »

La formation et le suivi, facteurs clés d’une intégration réussie

L’intégration du collaborateur passe également par une formation continue et un suivi régulier. « Dès lors qu’il bénéficie d’un programme de formation complet et adapté, le nouveau collaborateur s’intégrera plus facilement au sein de l’équipe et sera plus rapidement autonome », poursuit Mikaël Deiller. Selon PageGroup, 62 % des salariés auraient souhaité bénéficier de plus de formation lors de leur intégration et 78 % d’entre eux plébiscitent les formations en présentiel. Afin d’assurer une intégration optimale des nouveaux contrôleurs de gestion, l’équipe pilotage économique & services DSID du groupe AG2R La Mondiale a ainsi mis en place un dispositif d’accompagnement personnalisé. Il a pour objectif de garantir une rapide appropriation des méthodes et outils de travail spécifiques au groupe. « Pour faciliter la compréhension des fondamentaux de la gestion financière et de nos outils, nous avons développé un fichier Excel exhaustif, précise Patrick Masson. Ce document, que les nouveaux arrivants doivent renseigner, recense l’ensemble des informations clés, des actions à mener et de nos méthodes de travail. Cet outil permet un suivi régulier de la progression de chaque collaborateur et l’identification d’éventuels points de blocage. Ce dispositif est complété par un entretien individuel réalisé un mois après l’arrivée du nouveau collaborateur qui permet d’évaluer son niveau d’intégration et d’identifier d’éventuels axes d’amélioration, garantissant ainsi une intégration réussie et une montée en compétences rapide. » Ce suivi de l’intégration peut également se faire avec le cabinet de recrutement qui a placé le collaborateur. « Nous contactons le candidat avant sa prise de poste pour nous assurer qu’il dispose bien de tous les éléments nécessaires à son arrivée, précise Houriya Charti. Nous l’appelons ensuite toutes les semaines pendant au moins un mois et organisons également une rencontre quelques jours après son arrivée pour faire un point sur son intégration, ses formations, etc. Il arrive parfois que le candidat nous fasse des remontées négatives, nous alertons l’entreprise et essayons de trouver des solutions pour son mieux-être. »

Quels que soient les processus d’onboarding mis en place, ils sont importants pour instaurer un sentiment d’appartenance à l’entreprise. « Ils contribuent par ailleurs à réduire un fléau onéreux pour les entreprises, celui du recrutement raté, qui s’élève en moyenne à 50 000 euros », conclut Laurent Blanchard, directeur général de PageGroup France. Des ratages pas si rares, les entreprises ayant encore du chemin à parcourir sur le sujet.