Table ronde

Facturation électronique : à  quand la mise en production ?

Publié le 27 juin 2025 à 14h00

Anne del Pozo    Temps de lecture 35 minutes

Alors que le planning de passage à la facturation électronique a de nouveau été confirmé en avril, les travaux relatifs à cette réforme se poursuivent. Tout l’écosystème reste ainsi mobilisé pour continuer de définir les modalités de mise en œuvre de la facturation électronique. Du côté des entreprises, l’heure ne doit donc plus être à l’attentisme. Certes, selon différentes études, les entreprises sont aujourd’hui davantage sensibilisées sur le sujet et elles sont déjà nombreuses à être fortement engagées dans leur projet de passage à la facturation électronique. Cependant, un certain nombre d’entre elles n’en sont encore qu’au balbutiement de leur projet, voire n’ont rien commencé, et il est désormais urgent pour elles de se mettre en ordre de marche au risque sinon de ne pas être prêtes au moment de l’échéance. En effet, les étapes nécessaires au passage à la facturation électronique peuvent, en fonction des organisations, être complexes et prendre un certain temps. Retour sur ces différentes étapes à mener en amont du choix d’une PDP, les critères de choix d’une PDP, puis sa mise en œuvre et sa connexion avec les systèmes d’information en place.

Les intervenants :

  • Stéphane Crespo, ingénieur commercial avant-vente chez Pitney Bowes
  • Mélanie Proth-Evangelist, senior product marketing manager e-invoicing de Yooz
  • Cyrille Sautereau, président FNFE-MPE et président commission Afnor Facturation électronique
  • Chloé Antonucci, product manager facturation électronique chez Pennylane

Cyrille Sautereau, président FNFE-MPE et président commission Afnor, Facturation électronique : La réforme présente différents apports pour les entreprises, et en premier lieu une sécurisation et une traçabilité des échanges. En effet, aujourd’hui, surtout quand on est une PME, la réception des factures est de plus en plus complexe du fait de la multiplication des canaux d’achat et de réception. On les reçoit en papier, par mail, mais elles sont aussi de plus en plus souvent rendues disponibles sur des sites d’achat où il faut aller les chercher. Il peut alors être difficile pour une entreprise de retrouver ses pièces comptables qui sont finalement disséminées sur le web. Du côté des émetteurs, la problématique est la même. Il faut déposer des factures sur des sites de plus en plus nombreux parce que les grands acheteurs se sont organisés à cet effet. Il faut également aller sur ces portails pour savoir ce qu’il en est de ces factures, avec des parcours utilisateurs différents, des logins/mots de passe divers… On a finalement une complexité qui s’accroît sur l’échange des factures. La réforme doit permettre de simplifier ces processus.

L’annuaire, vecteur de simplification des processus de facturation

Cyrille Sautereau : Avec la réforme, les entreprises vont en effet définir une adresse de facturation électronique et potentiellement plusieurs pour adresser certains cas d’usage particuliers. Ces adresses vont être normées : elles vont toutes commencer par le numéro de Siren de l’entité en question, ce qui contribue par ailleurs à la portabilité. De cette manière, lorsqu’il y aura un changement de PDP, il n’y aura pas de changement d’adresse et donc les fournisseurs ne seront pas perturbés et les acheteurs n’auront pas à organiser un changement d’adresse. Ces adresses vont également être publiques et publiées dans l’annuaire du PPF. Dès lors, tous les vendeurs pourront consulter cet annuaire et connaître les adresses de facturation électroniques de leurs clients. S’il n’y a qu’une adresse, il n’y a pas de question à se poser. S’il y en a plusieurs, il faudra alors demander à son client laquelle utiliser. Dès lors qu’on a cette adresse, on la pose dans sa facture et ça suffit pour que la facture transite jusqu’à son destinataire dans un cadre d’échange sécurisé. Elle ne se perdra plus, l’entreprise saura quand elle est passée et on aura des dates certaines. Le client ne pourra pas dire qu’il ne l’a pas reçue et ne pas payer, parce que l’émetteur saura qu’il l’a reçue. De même, le client pourra dire que la facture a été envoyée avec plusieurs semaines de retards et que c’est la raison pour laquelle il a du mal à payer à l’heure. Pour que ça marche, il faut organiser les choses et c’est pourquoi l’annuaire est un élément clé de la réforme, et le premier à être mis en œuvre avec les PDP en ce moment.

Quel est le rôle de la commission Afnor ?

Cyrille Sautereau : Il y a plus de six mois, le gouvernement a décidé de recentrer le portail public de facturation sur ses missions régaliennes. La première de ses missions repose justement sur cet annuaire pour organiser à la fois les échanges de factures et l’interopérabilité entre les PDP. Aujourd’hui, cet annuaire est quasiment opérationnel. Sa deuxième mission s’articule autour du concentrateur de données. Ce service va permettre de récolter l’ensemble des données de factures requises par la réforme, ainsi que celles relevant du volet e-reporting. Et c’est tout, c’est-à-dire que le PPF ne proposera plus des services de PDP, sauf pour les factures B2G. Ce recentrage du PPF sur ses missions régaliennes a nécessité de définir précisément le socle minimum tel que les PDP et les entreprises vont les vivre. Jusqu’à maintenant, nous avions des spécifications du PPF dans sa mission d’échanges de factures avec les PDP. Le recentrage du PPF sur ses missions régaliennes rend aujourd’hui nécessaire de travailler à la documentation et à la définition de ce socle. Et c’est le rôle de la commission Afnor. Cette commission de normalisation Afnor Facturation électronique existe depuis le mois de février 2025. Elle a pour mission de repartir des formats qui existaient (FacturX, UBL et CII), de revoir les contrôles additionnels nécessaires pour répondre aux exigences de la réglementation, pour les publier, ce qui a été fait le 13 mai dernier. Il y aura aussi une version complémentaire avec des composants techniques et des exemples pour les développeurs à venir cet été. Cette Commission a également pour vocation de définir l’ensemble des cas d’usage qui avait déjà été instruit par l’équipe projet et de les enrichir. Dans le cadre de ces travaux, plus de 150 membres viennent exposer leurs problématiques de facturation. Nous leur expliquons communément comment faire rentrer leurs spécificités dans la réforme et dans les formats, mais aussi comment mettre en œuvre des cas d’usage particuliers qui font intervenir des tiers ou qui mettent en œuvre des statuts de cycle de vie plus spécifiques. Tout cela est en train de se documenter, va être publié courant juin et apportera un socle commun non seulement sur les formats, mais aussi sur les processus d’échanges de factures dans des cas très particuliers comme la gestion des notes de frais, les cas de cotraitance, les factures déjà payées, les factures d’acomptes, les factures finales. La commission Afnor va aussi se pencher sur l’e-reporting et en particulier l’e-reporting B2C. Enfin, elle va travailler sur les API standards. Il s’agit là encore d’un enjeu de portabilité. Il faut en effet qu’entre les systèmes d’information des entreprises et les PDP, ce qu’on appelle le dernier kilomètre, les moyens de connexion soient le plus standardisés possible, notamment pour qu’il soit simple de changer de prestataire sans avoir de perturbation et pour que la connexion entre les entreprises et les PDP soit la plus universelle possible. Enfin, cette commission travaille aussi sur les travaux de normalisation internationaux, notamment relatifs à l’évolution de la norme EN16931 suite à la directive ViDA.

Où en sont les travaux sur la réforme sur la facturation électronique ?

Cyrille Sautereau : Aujourd’hui, plus de 90 PDP sont immatriculées. Les entreprises ont donc le choix de leur(s) prestataires(s). Toutes ces PDP sont en train de se connecter à l’annuaire, d’abord en qualification, puis en production. Cela devrait être fait courant juin et donc l’annuaire va être ouvert en production pour tout le monde, c’est-à-dire en accès pour les entreprises aussi pendant l’été. Nous attendons que la plus grosse partie des PDP soit connectée pour que tout le monde puisse avancer à peu près de façon équitable dans le déploiement de cette réforme auprès de leurs clients. Comme les formats sont déjà publiés, tout sera prêt pour commencer. A partir du moment où cet annuaire est complet, les entreprises qui ont choisi des PDP peuvent commencer à l’alimenter en choisissant leur(s) adresse(s) de facturation électronique, en alimentant l’annuaire et en expliquant à leurs fournisseurs qu’ils peuvent déjà, s’ils savent faire des factures structurées qui rentrent dans la réforme, trouver leur adresse, la mettre dans les factures et l’envoyer à leur PDP pour la transmission. Pour accompagner ces démarches, nous avons travaillé avec la DGFiP et l’ensemble de l’écosystème à un modèle d’accord formel qui a pour vocation de faire en sorte que les entreprises, et en particulier les plus petites, prennent bien conscience que, lorsqu’elles désignent une PDP, elles le font pour une adresse et que cette adresse sera également une façon d’organiser la portabilité, à savoir le changement de PDP. L’ensemble des éléments est ainsi prêt pour démarrer courant juin ou juillet, les transmissions de flux pour ceux qui le souhaitent.

Stéphane Crespo, ingénieur commercial avant-vente chez Pitney Bowes

« Les PDP vont permettre à la fois de récupérer les factures, de les déposer, mais aussi pour certaines d’intégrer d’autres fonctionnalités, comme la réconciliation de factures avec des bons de commande, l’intégration d’une comptabilité analytique, la mise en place de workflows de validation. »

Stéphane Crespo est ingénieur commercial avant-vente chez Pitney Bowes. Fort de 10 ans d’expérience dans l’optimisation des processus métiers, il a une expertise approfondie dans la gestion des flux documentaires et du courrier. Passionné par les solutions technologiques innovantes, Stéphane Crespo accompagne les entreprises dans leurs projets de digitalisation et d’automatisation de leurs flux documentaires, avec l’objectif d’améliorer leur efficacité opérationnelle.

Que reste-t-il à faire ?

Cyrille Sautereau : Les publications sur les cas d’usage sont attendues d’ici peu. Une évolution et un enrichissement de ces cas d’usage devraient se faire tous les trimestres. Ensuite, le concentrateur de données qui permettra aux PDP cette fois-ci à nouveau de se connecter au PPF devrait être mis en place à partir de cet automne. Cette phase permettra aux PDP de démontrer qu’elles se connectent bien au connecteur et que les flux de factures qui s’échangent pourront aller jusqu’au bout, c’est-à-dire jusqu’à envoyer les données requises par l’administration, y compris le volet e-reporting. Une phase pilote est ensuite prévue début 2026 pour un démarrage de la facture électronique le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et 1er septembre 2027 pour les TPE et PME.

Pourquoi faut-il anticiper la mise en place de la réforme ?

Stéphane Crespo, ingénieur commercial avant-vente chez Pitney Bowes : Aujourd’hui, il n’est plus question d’anticipation car la réforme sur la facturation électronique est désormais en ordre de marche. Certes, il y a bien eu quelques nouvelles tentatives de reports, encore dernièrement, mais qui ont toutes été avortées. Le calendrier de la réforme est donc confirmé et maintenu, et un retour en arrière est inenvisageable. Donc, au vu de l’échéance qui se rapproche à grands pas, il est même urgent d’avancer. La première contrainte, et beaucoup l’ont compris, c’est qu’il y a plus de 4 millions d’entreprises à servir avant cette échéance du 1er septembre 2026, pour une centaine seulement de PDP immatriculées, ce qui au final est très peu. Mathématiquement, ça semble donc déjà compliqué de pouvoir répondre à l’ensemble des demandes des sociétés et de satisfaire les projets de ces 4 millions d’entreprises. La seconde contrainte, c’est que le timing est très court. Finalement, il ne reste que 15 mois pour déployer la solution. Cette solution va permettre à la fois de récupérer les factures, de les déposer, mais aussi peut-être d’intégrer d’autres fonctionnalités, comme la réconciliation de factures avec des bons de commande, l’intégration d’une comptabilité analytique, la mise en place de workflows de validation. Plus le dossier sera complexe, plus il sera long à déployer. La mise en place d’un projet peut durer entre trois et six mois, voire plus. Or, il ne reste que 15 mois avant les premières échéances du calendrier de la réforme, ce qui laisse finalement peu de temps, notamment pour les projets les plus complexes. La troisième contrainte qui peut aussi être perçue comme une opportunité, c’est que cette réforme est également l’occasion de faire évoluer les processus de l’entreprise. A cet effet, il faut définir le périmètre du projet, élaborer un cahier des charges plus ou moins détaillé, faire une cartographie de l’ensemble des processus et voir toutes les fonctions métiers qui sont concernées.

Chloé Antonucci, product manager facturation électronique chez Pennylane : Il est toujours important de rappeler que la digitalisation apporte ses bénéfices dans bien des secteurs. Un certain nombre d’entreprises n’ont pas attendu la réforme sur la facturation électronique pour se lancer dans leur transformation digitale. Cela fait des années et des décennies que nombre d’entre elles ont vu l’avantage d’automatiser leurs flux de gestion et leurs données. Nous invitons donc les entreprises à se familiariser avec la facturation électronique et la digitalisation qui va avec dès aujourd’hui. Cette anticipation permet notamment une transition en douceur avec tout ce que ça implique de formations, de changements, de tests des solutions disponibles. Elle permet également de générer des bénéfices immédiatement en termes d’efficacité, et donc financiers. En effet, avec la facture électronique, la saisie et le traitement des données se feront automatiquement. Il est également possible de digitaliser les fiches clients, les fiches fournisseurs, les catalogues produits ou encore la gestion des devis. Tout ça va limiter les interventions humaines et donc le risque d’erreur et de litiges. Lorsque l’on gère une entreprise, on a envie de passer plus de temps à gérer la croissance de son activité, la relation privilégiée qu’on peut avoir avec ses clients plutôt que de rectifier une erreur sur un prix, un problème de service, un oubli, une facture qui se serait perdue. Se digitaliser, c’est aussi favoriser l’archivage de ses documents de manière numérique, sans même parler de l’archivage à valeur probante, ce qui simplifie également les contrôles et les audits.

Enfin, tout cela va favoriser une gestion plus saine de la trésorerie. En effet, les flux de factures transiteront via des outils digitaux numériques. Demain ces échanges de flux de facturation se feront via les PDP. Il s’agit d’un process que nous avons déjà mis en place chez Pennylane entre nos clients qui utilisent notre solution. Elles n’ont plus besoin de se les envoyer par mail, il suffit de se les envoyer d’interface à interface sur la base du numéro Siren. Plus besoin non plus de chercher si la facture est bien arrivée. Elle peut rentrer dans des circuits de validation automatisés avec des règles qui ont été préétablies par les services internes correspondants. Ces processus contribuent à la réduction du délai moyen de paiement et peuvent ainsi assainir la trésorerie de l’entreprise, permettre de mieux identifier les mauvais payeurs, et mettre en place des outils de relances automatiques ou peut-être des relations avec des services connexes pour favoriser le recouvrement de créances impayées sur lesquelles la visibilité sera alors accrue. Il s’agit d’ailleurs un peu du précycle de vie de la facture introduit par la réforme. Aujourd’hui, il existe déjà des outils permettant ce suivi des factures.

Mélanie Proth-Evangelist, senior product marketing manager e-invoicing de Yooz : La mise en place de la facture électronique nécessite un temps d’ajustement et de mise en marche, le temps d’interopérer les systèmes. Il faut trouver une solution qui va être simplement interopérable et qui va proposer une multitude de canaux de transmission des flux et ce, même si en effet il y aura une API universelle qui permettra à tous ces outils d’interopérer beaucoup plus facilement. Il faut également ajuster les référentiels et les formats. En effet, certains outils d’opérateurs de dématérialisation ne vont pas proposer un service de mise en conformité avec les formats de la facture électronique.

Pour autant, cette réforme va aussi avoir des impacts positifs à plusieurs niveaux. Elle permet d’identifier les opportunités d’optimisation dans les processus qui vont pouvoir être comblés avec la mise en place d’une solution de dématérialisation. Elle est également l’occasion de moderniser des processus, d’en mettre en place de nouveaux comme par exemple des circuits de validation qui n’existent peut-être pas encore dans l’entreprise et qui vont permettre un meilleur suivi et donc un meilleur traitement de ces factures. Elle va également permettre d’avoir une vue en temps réel des statuts et donc un suivi détaillé du traitement des factures. Avec un outil comme Yooz, on sait tracer grâce à la piste d’audit qui est déjà intégrée, les différentes actions qui sont prises sur une facture avec l’horodatage, les statuts, etc. La mise en place de la facture électronique va aussi avoir des impacts sur les performances et ce, à plusieurs niveaux : une meilleure productivité grâce à l’amélioration et l’automatisation de ces process de facturation ; une fiabilisation des données ce qui limitera les risques d’erreurs et permettra à terme un pilotage stratégique de l’entreprise beaucoup plus efficace, beaucoup plus fin. Elle va aussi contribuer à l’amélioration des relations commerciales entre les clients et les fournisseurs notamment grâce à la meilleure visibilité sur les flux de facturation, ce qui peut aussi avoir un impact sur les chaînes d’approvisionnement…

Chloé Antonucci, product manager facturation électronique chez Pennylane

« Anticiper le passage à la facturation électronique permet une transition en douceur avec tout ce que ça implique de formations, de changements, de tests des solutions disponibles mais aussi de générer des bénéfices immédiatement en termes d’efficacité, et donc financier. »

Chloé Antonucci est responsable produit chez Pennylane depuis octobre 2022. Diplômée de Sciences Po Paris, elle a d’abord développé son expertise produit chez Legalstart pendant six ans. Chez Pennylane, elle pilote le développement produit sur les volets bancaires et facture électronique.

Les PDP jouent un rôle majeur dans le cadre de la réforme

Chloé Antonucci : Avec l’annonce à l’automne dernier de la fin du PPF en qualité de portail (solution gratuite portée par l’Etat à l’instar de Chorus Pro), toute l’attention a été portée sur les PDP. Il s’agit d’acteurs logiciels privés immatriculés qui répondent à un cahier des charges monitoré par l’administration. Une entreprise sans PPP ne peut pas être conforme à la réforme et ne peut pas gérer ses flux au sens du décret et de l’arrêté. Ça peut impliquer des problématiques de coûts, très certainement. Après, les plus de 90 PDP immatriculées proposent des modèles différents, avec des services différents et parfois même des offres gratuites. Les PDP deviennent donc l’intermédiaire obligatoire, un partenaire qui va accompagner les entreprises dans l’adoption de cette réforme. Elles viennent structurer, sécuriser les échanges financiers et surtout, on peut les imaginer seules si elles proposent une couverture fonctionnelle plus large. Il faut cependant aussi les imaginer en binôme avec les opérateurs de dématérialisation (OD) qui désignent toutes les solutions logicielles qui viennent dématérialiser les flux et plus particulièrement les logiciels de facturation actuels. Tous ces outils comptables et de facturation sont des OD et peuvent se combiner à une PDP pour être conforme, car sans PDP, ils ne peuvent pas traiter les flux. La combinaison de la PDP avec cette expertise métier permettra de servir les besoins de l’entreprise.

Comment assimile-t-on la PDP ? On peut avoir une vision très minimaliste qui est de se dire que c’est un passe-plat qui va d’un point A à un point B. Mais on peut aussi avoir une vision plus stratégique et imaginer que la PDP est un accélérateur de digitalisation, un partenaire qui vient intégrer de la facturation, du flux financier, du suivi analytique, de l’optimisation de processus métier, mais aussi comptable.

Toutes les PDP ont un socle commun. Elles ont des obligations en matière de contrôle des flux, contrôle fonctionnel, émission, réception de facture électronique, consultation, mise à jour de l’annuaire, d’interopérabilité pour favoriser des flux entre toutes les entreprises françaises et de traçabilité. Il s’agit là de leurs obligations pour prétendre à l’immatriculation. A partir de là, chaque PDP, en fonction de son historique, de ses sensibilités et de son public entrepreneurial, peut décider de proposer beaucoup plus. Nous voyons ainsi émerger des offres autour de l’intelligence artificielle et de la gestion prédictive parce qu’on vient manipuler des flux de données de paiement, de transactions, de facturation qui sont conséquents, qui permettent de mieux comprendre l’activité de l’entreprise, de détecter des tendances et donc de faire des suggestions et des recommandations dans la manière d’appréhender tel client ou tel fournisseur. Elles peuvent également proposer des modules de recouvrement automatisés avec des relances automatiques ou même des passerelles faites avec des partenaires, avocats ou huissiers. Elles peuvent aussi proposer du cachet de la signature électronique, faire de l’archivage à valeur probante parfois fortement recommandé en fonction de l’activité de l’entreprise, voire même de la conversion de format vers du Factur X du CII ou UBL.

Quelles sont les étapes clés pour bien choisir sa PDP ?

Mélanie Proth-Evangelist :  La première étape consiste à prendre conscience qu’il faut agir. Une PDP c’est avant tout de la tuyauterie conforme avec un haut niveau de sécurité. Bien évidemment, les entreprises vont avoir des besoins métiers et pour identifier le bon outil, il va falloir cocher plusieurs étapes. Pendant la première étape, dite de cadrage, il convient de réaliser un audit des process et outils en place dans l’entreprise pour justement identifier les opportunités d’optimisation qui y sont liées. Ensuite, il faut cartographier les flux de facturation, identifier qui sont les clients, s’ils sont en France ou à l’étranger, si ce sont des particuliers, des entreprises privées, ou du secteur public, quels sont les canaux de facturation utilisés pour ces différentes cibles. Il va falloir également que l’entreprise identifie ses cas d’usage. Aujourd’hui, il existe 36 cas d’usage déterminés par l’administration.

Ensuite, il faut travailler sur la qualité des référentiels clients pour le routage correct des factures. Pour éviter d’avoir des délais dans l’émission des factures, il faudra a minima connaître le Siren du destinataire de la facture, au mieux son adresse électronique qui va pointer sur la PDP de réception que le destinataire aura choisie pour recevoir ses factures. Cette phase de qualification peut prendre un peu de temps et il ne faut pas la négliger. Enfin, cette réforme n’est pas que franco-française. Chaque pays a son propre calendrier de passage, son modèle, ses spécifications et formats. Tous n’ont pas encore de loi ou de projet de loi en vigueur, mais avec la directive ViDA, ça va arriver. Il est donc important d’identifier une PDP qui, en termes de facturation électronique et de réglementation, couvre les pays dans lesquels l’entreprise a des entités légales qui seront soumises à ces réformes nationales.

Cyrille Sautereau : Pour les entreprises qui ont des cas d’usage qui ne sont pas référencés par l’administration, nous conseillons de venir à la commission Afnor pour exposer leur cas et trouver des solutions. Il y en a déjà beaucoup qui le font. Nous avons ainsi découvert des cas qui ne sont pas dans le manuel actuel et sur lesquels soit nous trouvons des solutions, soit nous expliquons aux entreprises qu’elles doivent s’adapter avec ce qui existe. Nous allons produire une documentation sur les cas d’usage qui va bientôt être publiée et qui fera référence. Elle explique quelle est la nature des cas d’usages et comment les PDP et les entreprises doivent s’y conformer.

Stéphane Crespo : Sur le marché, il existe une grande variété de PDP, chacune proposant des services et des approches différentes. Certaines plateformes se distinguent avec une simplicité d’utilisation, des interfaces intuitives qui facilitent la prise en main, notamment pour les petites structures ou celles qui sont peu familières avec l’informatique ou la dématérialisation. On a aujourd’hui beaucoup de sociétés en France qui n’ont pas forcément de service informatique intégré et qui passent par des conseillers ou des SSII. Pour ces entreprises, mettre en place une solution simple est une priorité. D’autres PDP seront plus adaptées pour des entreprises qui sont multi-sites, multi-entités, multi-pays. Nous avons par exemple aujourd’hui des sociétés qui sont en projet avec nous pour déployer un connecteur avec la Belgique qui passe à la facturation électronique au premier janvier 2026. D’autres de nos clients cherchent des connecteurs avec le Mexique. Certaines PDP offrent cette flexibilité et cette compatibilité accrue. Il faut aussi avoir une PDP en mesure de pouvoir connecter plusieurs ERP, d’adapter la solution à l’entité, d’intégrer des workflows et bien entendu tout ça en assurant une conformité avec la réglementation en vigueur. D’autres PDP proposent des services multicanaux capables de recevoir et d’envoyer des factures par différents moyens. C’est le cas de Pitney Bowes par exemple. Nous pouvons proposer de faire du Chorus, mais aussi de l’EDI, de l’envoi d’emails sécurisés certifiés, de se connecter à des portails web et pourquoi pas d’intégrer aussi la possibilité de faire du courrier ou de l’envoi de SMS. En effet, le courrier ne va pas entièrement disparaître pour, par exemple, les relances. Le fait d’avoir une solution multicanal qui fasse à la fois de la facturation électronique et qui apporte d’autres services email, SMS ou courrier, peut être un plus. Les entreprises doivent trouver une offre qui s’adapte à leur projet. Enfin, il faut également regarder le modèle économique proposé par ces PDP. Par exemple, une solution multicanale mais avec un modèle de tarification unique quel que soit le canal de distribution du document, permet de simplifier la partie contractuelle du projet.

Pour conclure, la diversité des PDP sur le marché est une opportunité. Elle va permettre à toutes les entreprises de faire évoluer leur organisation et de trouver des solutions flexibles pour améliorer leur fonctionnement. Le passage à la facturation électronique et le choix de la PDP sont également l’occasion de faire évoluer les processus métier au sein de l’entreprise.

Chloé Antonucci : Il est important d’anticiper et de bien choisir ses solutions. En effet, une migration d’outil, ce n’est pas anodin et ça vient modifier des processus internes et le fonctionnement des équipes. Pour le choix de la PDP, il faut s’assurer en premier lieu que sa couverture fonctionnelle répond à tous les besoins de l’entreprise présents et à venir. Il y a également le sujet de l’interconnectivité. Certes, il y a cette API standardisée qui va voir le jour, mais est-ce que tous les ERP et les PDP vont vraiment se l’approprier et comment les outils actuels dans l’entreprise, de par le multicanal, fonctionnent avec la PDP dans cet écosystème, comment tous ces outils interagissent ? Le sujet de la transparence de la PDP est également important. A-t-elle sa propre technologie ? Est-ce de la marque blanche, de la marque grise ? Combien d’intermédiaires y a-t-il entre l’entreprise et le PPF et à qui s’adresser en cas de problème ? Il faut par ailleurs se pencher sur le coût de la solution, notamment si l’entreprise est très cost-sensitive. Les modèles de tarifications peuvent être très différents d’une PDP à l’autre, certains sont établis sur les flux, d’autres sur le poids, d’autres encore seront gratuits, etc. Il est à ce sujet indispensable de savoir ce que ces forfaits incluent comme prestations. Enfin, il faut se pencher sur les enjeux de sécurité et de conformité. Certes, toutes les PDP sont ISO 27 001 et sont obligées de déployer sur du cloud. Il peut cependant y avoir des critères additionnels de sécurité en matière d’usage des données, de signature électronique, de cachet électronique, de cachet hautement qualifié, d’identité substantielle qu’il est intéressant d’étudier avec les PDP du marché.

Cyrille Sautereau : S’il n’existe pas de benchmark officiel sur les PDP, certains ont fait des listes de PDP expliquant ce qu’elles ont comme fonctionnalités. Les PDP ne sont pas universelles. C’est d’ailleurs une des raisons pour lesquelles c’est une très bonne décision de ne pas avoir fait du PPF une PDP. D’autre part, les PDP sont spécialisées. Certaines sont plutôt compétentes pour des grandes entreprises, d’autres pour des petites, d’autres pour des flux entrants, d’autres pour les flux sortants, d’autres probablement pour faire de l’e-reporting. Le choix de la PDP dépend donc de ce dont l’entreprise a besoin, comment elle se situe et comment elle se positionne. D’autre part, le rôle régalien de base de la PDP, c’est une messagerie sécurisée. Ensuite, elle peut proposer des fonctionnalités d’OD que la PDP intègre pour avoir une offre plus large. Cependant, les entreprises ont aussi des outils qu’elles utilisent. En général, ces outils ont leur propre PDP ou travaillent avec des PDP partenaires. Enfin, il ne faut pas oublier que pour certains cas d’usage, il faut parfois faire participer des tiers. Dans le cas des PME, l’expert-comptable est un tiers important. Or, si les PDP ne sont pas en capacité de partager l’information avec des tiers, soit parce qu’ils sont dans la transaction, soit parce qu’effectivement ils participent à la gestion de l’entreprise, alors ça va être beaucoup plus compliqué pour l’entreprise d’aller chercher l’ensemble de ses gains. Il faut donc avoir une attention particulière sur comment l’entreprise est organisée pour faire en sorte notamment que son expert-comptable puisse voir ses données, que les factors aient accès aux factures qu’ils ont financées. Il faut donc avoir des PDP qui sont aussi dans les bonnes pratiques pour ce qui est de l’implémentation des cas d’usage et en particulier de la gestion des tiers.

Cyrille Sautereau, président FNFE-MPE et président commission Afnor Facturation électronique

« La réforme sur la facturation électronique doit notamment permettre de simplifier les processus de gestion de flux des factures. »

Cyrille Sautereau est président du Forum national de la facture électronique (FNFE-MPE) depuis 2015 et président de la commission Afnor « Facturation électronique » depuis 2025. Il a commencé sa carrière dans les années 1990 dans le groupe La Poste où il a contribué à la création de La Banque Postale. Il a ensuite créé un des premiers opérateurs de facturation électronique en France au début des années 2000, dénommé Deskom, vendu à Cegedim en 2010. Depuis 2012, il met son expérience d’entrepreneur et d’expert de la transition digitale des processus métiers au service des entreprises, des offreurs et des régulateurs au sein de sa structure de conseil Admarel Conseil, avec un focus particulier sur le déploiement des usages de la facture électronique et de la supply chain en France et en UE. Cyrille est aussi impliqué dans les travaux normatifs internationaux, y compris liés à l’interopérabilité. Il est également rapporteur du standard Factur-X.

Comment se mettre en production ?

Mélanie Proth-Evangelist : La première étape de la mise en production est la signature d’un accord formel du choix de la PDP. Chez Yooz, nous avons par exemple déjà mis en place un processus d’onboarding de nos utilisateurs où ils peuvent déjà préinscrire leurs organisations à notre PDP. Lorsqu’on aura leur accord formel signé, on sera alors en mesure d’aller les inscrire dans l’annuaire officiel pour que leurs adresses électroniques pointent vers notre PDP. Du point de vue de la connexion avec les systèmes d’information, tout dépend ensuite de la PDP qui est choisie. Chez Yooz, comme nous avons un système totalement ouvert et agnostique, nous pouvons récupérer des factures de vente qui sont peut-être déjà gérées dans un outil métier, donc un OD sur la partie vente, via différents canaux, API, SFTP, ou d’autres canaux qui sont propres à Yooz car on a un outil de capture email. Côté achat, nos clients aujourd’hui reçoivent leurs factures via différents canaux et ils sont déjà connectés à plus de 250 outils de production, que ce soient des ERP ou des outils de production comptable, ce qui est le cas bien entendu aussi pour de nombreuses autres PDP. Tout cela va permettre aux entreprises de s’interopérer facilement. Ensuite, l’API standardisée va permettre une connexion plus simplifiée entre les systèmes d’information de l’entreprise et les PDP. Il y aura donc une solution technique universelle qui sera disponible. Les phases de tests suivront ensuite. Depuis début 2025, les PDP testent l’annuaire avec l’AIFE. Une phase que Yooz a terminée. Nous attendons maintenant l’ouverture en production de cet annuaire pour pouvoir commencer à inscrire nos clients sur la partie réception, sous réserve d’avoir ce fameux accord signé. Ensuite, il y aura la phase concentrateur qui va permettre d’immatriculer définitivement les PDP. D’après ce qu’a annoncé la DGFiP, cette phase de test se ferait fin 2025 à partir d’octobre. Pour rappel, c’est vers le concentrateur que les PDP vont devoir envoyer un flux de données spécifiques et ensuite ce concentrateur fera le relais à l’administration fiscale. Enfin, début 2026 devrait débuter ce que la DGFiP appelle le grand pilote. Il s’agit d’une phase de montée en charge pendant laquelle les 7 millions d’assujettis vont choisir leur PDP de réception. Cette phase va servir à vérifier que les flux et la plupart des cas d’usage sont opérationnels entre les PDP, mais aussi dans les échanges avec le concentrateur pour la transmission à la DGFiP. Pour tester de bout en bout, il faut donc qu’il y ait plusieurs planètes qui s’alignent aussi bien du côté PDP, mais aussi avec la DGFiP, puis entre les PDP elles-mêmes.

Enfin, il ne faut également pas négliger les ressources nécessaires à la mise en place de cette réforme. Ces ressources dépendent de la complexité des process de l’entreprise et des outils qui sont déjà en place. Nous voyons de plus en plus d’entreprises qui mettent en place des groupes de référents facturation électronique qui pilotent le sujet au sein de l’entreprise. Certaines plus petites font appel à leur expert-comptable. D’autres qui ont des besoins un peu plus complexes vont faire appel à des cabinets de conseil pour se faire accompagner. Ce projet n’est pas anodin et donc il faut y dédier de la ressource et du temps. Il y a une phase de cadrage, de choix, de mise en place et de déploiement en interne. Les équipes en interne vont devoir être formées, prendre en main les outils, etc. Autant d’étapes à ne pas négliger et qui nécessitent de s’y mettre dès maintenant.

Stéphane Crespo : Il va falloir se pencher un peu sur le système d’information et l’ERP existant et voir les possibilités de connexions. La première étape consiste à définir par le biais d’une réunion de cadrage en interne qui va être le chef de projet, le pilote au niveau informatique, le responsable de ce déploiement-là, à la fois dans l’entreprise mais aussi du côté de la PDP. En effet, côté PDP, il faut également avoir un chef de projet qui puisse suivre la mise en place et la logique du déploiement de la solution. Ensuite, il faudra choisir le mode de connexion. Toutes les PDP proposent l’ensemble du panel des connexions possibles. Il y a les connecteurs natifs, à savoir des connexions existantes avec certains ERP, SAP, Oracle, etc. Certains de nos partenaires proposent aujourd’hui une liste de 900 ou 1 000 connecteurs déjà existants, ce qui va permettre de gagner énormément de temps en termes de déploiement. Il y a également les connexions type EDI ou fichier plat mais ce sera un peu plus chronophage en termes de déploiement, car il faudra reprendre l’ensemble des flux et les tester. Il est également possible de passer par une connexion API. Ce sera alors beaucoup plus automatique, beaucoup plus rapide et beaucoup plus fluide. Cependant, passer par une API nécessite un déploiement avec des ressources en interne et des développements un peu plus spécifiques. Enfin, il est également possible de déposer les factures sur un portail web. Il permettra de se connecter en multi-sites, déposer ses flux, les uploader et les retrouver.

Après cette étape informatique, vient la phase de tests et de contrôles pour être sûr que la solution fonctionne avec le connecteur. Il s’agit alors de mettre en place des tests de bout en bout pour simuler des cas réels de fonctionnement, pour vérifier la synchronisation des statuts avec le portail et pour contrôler que nous avons bien un système d’alerte et de surveillance en cas d’erreur, d’anomalie ou de blocage. Enfin, il ne faut pas négliger l’accompagnement. En effet, le passage à la facturation électronique passera forcément aussi par une conduite structurée du changement. Beaucoup de comptables dans les entreprises sont un peu frileux sur le sujet et ne savent pas trop comment ça va se passer. Il est donc important de communiquer avec les équipes en amont pour informer des objectifs de ce projet, désigner des référents, des chefs de projet par métier, par site, pour relayer et répondre aux questions. Les PDP ne seront en effet pas toujours disponibles pour répondre aux questions. Ainsi, avoir des compétences en interne à cet effet est indispensable. Il est à ce titre important d’intégrer un plan de formation parce qu’encore une fois, il s’agit d’un gros changement pour certaines équipes. Enfin, il faut un plan de support post-déploiement. Donc clairement, le passage à la facturation électronique ne se limite pas à une démarche technique de déploiement d’une PDP. Il s’agit aussi d’un projet transversal qui va toucher toutes les équipes IT, finance, juridique, commerciale. Il faut donc mettre en place une gouvernance pour intégrer ce projet de façon fluide et accompagner les équipes.

Il est également nécessaire de se pencher sur les droits d’accès à la PDP. Il faut créer une arborescence d’utilisateurs avec des droits d’utilisateurs : soit l’entreprise va récupérer son système de connexion type SSO pour pouvoir automatiser la gestion des droits des utilisateurs ; soit il va falloir faire une cartographie des services des utilisateurs pour leur donner des droits dans la société, dans les workflows de validation, dans l’accès à certaines informations, factures, etc. Il faudra aussi réfléchir aux absences parce que forcément, il y a des périodes de congés, et mettre en place aussi toutes ces règles de remplacement en cas d’absence.

Mélanie Proth-Evangelist, senior product marketing manager e-invoicing de Yooz

« Il ne faut pas négliger les ressources nécessaires à la mise en place de la réforme sur la facturation électronique et dont le niveau dépend de la complexité des process de l’entreprise et du système d’information de l’entreprise. »

Mélanie Proth-Evangelist est senior product marketing manager e-invoicing de Yooz. Avec plus de 15 ans d’expérience dans le marketing en France et aux Etats-Unis – où elle a vécu 12 ans avant de rejoindre Yooz, Mélanie Proth-Evangelist est passionnée par la tech au service des entreprises. Elle a notamment travaillé pour des start-up tech, une société de conseil en innovation et une SaaS publique spécialisée dans l’EDI. Aujourd’hui spécialisée sur les thématiques de facturation électronique chez Yooz, elle aime être au contact direct des clients pour aider à mettre en œuvre des initiatives stratégiques produit, mieux s’aligner sur leurs attentes et besoins, et ainsi améliorer l’expérience utilisateur.

Quel rétroplanning faut-il mettre en place pour passer à la facturation électronique ?

Cyrille Sautereau : Le rétroplanning de passage à la facturation électronique va dépendre de la taille de l’entreprise. Pour les grandes entreprises et les ETI, la question du rétroplanning ne doit plus se poser aujourd’hui car elles doivent déjà être largement en ordre de marche. Pour les PME, c’est vraiment le moment de s’y mettre car malgré tout il y a des travaux et il faut anticiper, profiter de cette année qui reste pour ne pas mener ce projet dans la précipitation.

La première étape consiste à comprendre la réforme. Il est important aussi de ne pas essayer de réinventer la roue. Quand il y a des choses qui sont faites communément, notamment au sein de la commission Afnor, mais avec toute la documentation, le premier réflexe doit être de lire la documentation et de faire en sorte de s’y retrouver. Si jamais il y a des problématiques et qu’elles sont traitées, alors il vaut mieux suivre les indications de la communauté plutôt que de partir sur du spécifique qui risque de ne pas fonctionner. Il faut profiter de l’existant et aller vers des bonnes pratiques qui sont d’ailleurs parfois les pratiques les plus courantes. Ensuite, il faut définir ses adresses de facturation de réception pour pouvoir être en mesure de recevoir ses factures. A ce sujet, il convient d’être vigilant. En effet, plus on multiplie ses adresses, plus c’est de la complexité pour tout le monde. Prendre des adresses de facturation par établissement ou par personne qui valide les factures, c’est une très mauvaise idée parce que ce ne sera jamais à jour et les flux ne vont pas fonctionner correctement. Il faut donc rester bien fonctionnel tel que c’est écrit dans les documents et utiliser les nombreuses références disponibles dans le modèle de facture pour les faire circuler et les valider (comme le numéro de bon de commande, numéro de contrat, référence acheteur, numéro de bon de livraison, etc.). Il faut également essayer d’y aller progressivement, d’où l’intérêt de se mettre en ordre de marche suffisamment tôt. Il faut partir de choses simples pour ensuite passer aux sujets plus compliqués et ce, en regardant ce que font les autres et les bonnes pratiques déjà mises en place. Pour que tout ça fonctionne, il convient par ailleurs d’éviter de transférer sa complexité vers son écosystème. L’entreprise qui a des sujets compliqués à traiter doit les gérer elle-même et ne pas partir du principe que ce sont ses contreparties, clients ou fournisseurs, qui adapteront leur système pour l’aider à résoudre son problème. Il y a aussi un enjeu de conduite du changement, et pas uniquement des utilisateurs, mais aussi des pratiques de facturation qui peuvent apparaître. Enfin, il faut dès aujourd’hui aussi regarder le sujet de l’e-reporting qui reste un peu subtil, surtout pour la partie B2C et transactions internationales. 

Tous les articles du dossier

Table ronde

Facturation électronique : à  quand la mise en production ?

Alors que le planning de passage à la facturation électronique a de nouveau été confirmé en avril,…

Anne del Pozo OPTION FINANCE 27/06/2025

Expertise

Facture électronique : un levier stratégique de transformation financière

La facturation électronique représente bien plus qu’une obligation réglementaire : il s’agit d’un…

Anne del Pozo OPTION FINANCE 27/06/2025

Expertise

Facturation électronique : le temps presse !

A quelques mois des échéances de la réforme sur la facturation électronique, il est désormais urgent…

Anne del Pozo OPTION FINANCE 27/06/2025

Dans la même rubrique

Facture électronique : un levier stratégique de transformation financière

La facturation électronique représente bien plus qu’une obligation réglementaire : il s’agit d’un...

Facturation électronique : le temps presse !

A quelques mois des échéances de la réforme sur la facturation électronique, il est désormais urgent...

Voir plus

Chargement en cours...

Chargement…