La transformation digitale reste sur le haut de la pile des dossiers prioritaires des directeurs financiers. Comment la mener à bien ?
«La transformation digitale doit s’accompagner d’une réflexion sur les systèmes d’information, sur les outils, mais surtout sur la refonte de l’organisation et de la culture de l’entreprise», prévient François Lacas, directeur des opérations adjoint de Yooz.
Les directions financières doivent donc s’allier plus particulièrement avec les directions des systèmes d’information pour réussir les projets. Les conditions de la mise en œuvre des outils capables de se connecter doivent être évaluées conjointement.
Les mises en place d’une solution d’un système de gestion électronique de documents et d’un système d’archivage sont par exemple des chantiers préalables au lancement d’une dématérialisation des documents comptables.
L’ambition d’un processus «zéro papier» nécessite de se doter de parapheurs électroniques, de la signature électronique, d’outils collaboratifs appropriés, de serveurs… Des investissements importants dans la cybersécurité et la conformité deviennent également nécessaires.
Compte tenu de ces contraintes, il est légitime de s’interroger sur l’intérêt pour les entreprises d’acquérir des outils parfois coûteux et difficiles à implémenter, alors qu’il existe des solutions cloud. «La rapidité de déploiement liée au cloud répond aux contraintes de délais de mise en œuvre d’un projet de dématérialisation : les phases de test et de déploiement, traditionnellement longues, sont réduites au minimum. Dès le paramétrage effectué, la solution est immédiatement utilisable et accessible sur tous les postes dotés d’une connexion Internet. Ceci se traduit par un gain de temps non négligeable pour les équipes informatiques qui peuvent ainsi se concentrer sur d’autres projets créateurs de valeur», affirme François Lacas.
Passer directement à l’IA ?
Ces solutions en cloud en ligne à faible coût sont dotées d’intelligence artificielle. Celles-ci vont exécuter rapidement des tâches pour accélérer la transformation, et ce sans paramétrage lourd ou expertises particulières.
«L’essence même de ces modèles est de reposer sur un mode de tarification sous forme d’abonnement, à l’usage. Les solutions en SaaS sont en général proposées sous la forme de services, dont le prix est lié au volume de documents. Cette caractéristique, à elle seule, a constitué un levier de développement fort pour leur utilisation dans les petites et moyennes entreprises», résume le directeur des opérations adjoint.
Les machines détectent automatiquement les données et les informations. Elles sont capables de connaître tout type de documents et de formats. Les structures, y compris variables, sont identifiées. Le classement des documents est automatique… «Cette diminution du temps de traitement se traduit en général par des gains de productivité de 30 % à 70 %», assure le représentant de Yooz. Le service comptable GCC a ainsi divisé le temps total de traitement des factures par vingt. Spartoo a divisé le cycle de traitement de factures par cinq. Les entreprises constatent également une meilleure réactivité des équipes, une amélioration de la sécurité, des délais de validation plus courts, sans compter l’optimisation du pilotage et de la trésorerie.
La simplicité d’utilisation est également un facteur clé pour la diffusion du numérique auprès des parties prenantes. «Les utilisateurs accèdent à leur application à partir de n’importe quel périphérique (PC, smartphone, etc.) connecté au réseau Internet, où qu’ils se situent. L’ergonomie conforme aux principes de navigation Internet, souvent attractive, est un gage d’adhésion des utilisateurs», se satisfait François Lacas.
Quel sera alors le rôle du directeur financier demain ?
L’enjeu pour les directeurs financiers sera d’accompagner les changements, d’affecter les ressources et de déplacer les personnels vers les activités créatrices de valeur. Les décideurs financiers devraient donc davantage se consacrer à la mise en place d’indicateurs, à l’analyse et surtout à la stratégie financière.
Ils pourraient accompagner les directions dans la bonne utilisation des moyens et définir les meilleurs investissements grâce à des analyses poussées. Ils joueront un rôle d’alerte auprès des différentes directions et des partenaires. Ils se livreront davantage à la communication financière auprès des parties prenantes et à une animation des réseaux.
Avec l’IA, l’entreprise communiquera de manière proactive en fonction des analyses. Des signaux faibles pourront en effet être décelés et interprétés.
Les nouveaux outils permettront également d’améliorer la qualité et la fiabilité des contenus dans les documents de communication, la lecture ou la compréhension des budgets… La maîtrise des données financières sera au cœur de la valeur de l’entreprise et des écosystèmes.
Les directeurs financiers pourront également davantage se consacrer à la prise en compte de la responsabilité sociale et environnementale de l’entreprise avec le développement de nouvelles pratiques financières et comportementales.
L’IA et les directeurs financiers faciliteront la transparence et la compréhension des données extra-financières dans les communications avec les parties prenantes. Les directeurs financiers disposeront également d’une meilleure facilité de gestion instantanée des ressources, y compris immatérielles.
3 questions… à François Lacas, directeur des opérations adjoint de Yooz
François Lacas a plus de 25 ans d’expérience dans le domaine IT, des start-ups aux grands groupes mondiaux, avec une forte expertise dans le marché des logiciels de gestion de systèmes à la fois on-premise et en mode cloud. Depuis janvier 2019, il est directeur des opérations adjoint chez Yooz. Auparavant, il a occupé des postes de direction marketing au sein des groupes Informatica, Talend, Itesoft et Wallix.
Quelles sont les problématiques que vous résolvez pour vos clients ?
Yooz intervient dès l’arrivée de la facture pour remplacer la phase de saisie manuelle par une technologie de reconnaissance automatique des données qui va permettre l’alimentation en écritures comptables de l’outil de gestion. Il gère ensuite le circuit de validation de la facture sous forme électronique.
L’utilisation de Yooz réduit le temps de traitement des factures et dope les gains de productivité jusqu’à 60 %. La solution permet une fiabilisation des données et un archivage sécurisé des documents. Les utilisateurs, où qu’ils soient, ont accès à tous les documents autorisés sous forme numérique. Avec cet outil, les responsables ont une vision en temps réel. Ils bénéficient également d’une traçabilité complète des interventions.
Récemment, nous avons complété l’offre avec la solution Yooz Protect. Elle répond aux attentes des directeurs financiers avec trois champs d’action : la prévention et détection de fraudes, la piste d’audit fiable et l’archivage légal.
Avez-vous des exemples récents de vos clients ?
Nous avons eu le plaisir de réaliser une vidéo avec le témoignage du Cerfrance Champagne Nord-Est Ile-de-France qui a choisi d’équiper ses activités de tenue comptable.
Cela s’est traduit par une meilleure traçabilité des factures, une sécurisation de leurs process, et surtout un confort de travail accru pour les utilisateurs qui peuvent accéder en tous lieux aux documents. Aujourd’hui, chaque mois, plus de 30 000 factures sont dématérialisées et traitées automatiquement, réparties sur 1 200 clients.
Un autre exemple est celui de Campéole, le pôle tourisme du groupe CIAT, numéro 1 de l’hôtellerie de plein air. Avec Yooz, ils ont divisé leur cycle de traitement des factures par deux sur l’ensemble de leurs 64 sites.
Enfin, Spartoo a divisé ses délais de traitement de factures par cinq.
De quelle manière accompagnez-vous la transformation de vos clients dans la durée ?
Notre solution évolue sans cesse. Nous offrons à tous nos clients, une fois par mois, les moyens nécessaires pour se former à l’utilisation des nouvelles fonctionnalités, pour mieux l’utiliser, en retirer plus de valeur et optimiser le traitement de leurs documents.
Nous proposons aussi toute une gamme de services associés : une assistance en tchat, une hotline dédiée, un extranet client pour connaître à tout instant l’état des demandes, et des vidéos sur l’utilisation de Yooz.
Les solutions Yooz couvrent le cycle de vie des factures jusqu’à son terme, c’est-à-dire un archivage conforme à la norme Afnor NF Z 42-013.
