En matière d’optimisation des coûts, les leviers d’interventions sont nombreux pour des résultats presque toujours au rendez-vous : télécommunications, gestion des achats, charges sociales, investissements informatiques… Tous les postes sont potentiellement concernés, et il est souvent possible de réaliser beaucoup d’économies sans toucher pour autant à la masse salariale.
L’optimisation des coûts demeure l’une des préoccupations majeures des entreprises. D’après la CEO Survey 2014 réalisée par PwC auprès de 1 300 dirigeants d’entreprise dans le monde, 76 % d’entre eux ont diminué leurs coûts sur les douze derniers mois. Par ailleurs, ils sont 64 % à avoir prévu de le faire dans les douze prochains mois. La question de l’optimisation des coûts dans les entreprises est néanmoins traitée différemment en fonction du secteur dans lequel elle évolue et de sa structure de coûts. «Cette structure de coût sera différente pour les industries “de process”, à forte intensité capitalistique, où la masse de coût fixe est forte et où la maîtrise des coûts passe par celle des coûts d’énergie, de maintenance, en cherchant à augmenter le volume produit par jour de production ; et les industries “manufacturières” ou sociétés de service, où l’optimisation de l’organisation du travail permet de dégager les gains de productivité, explique Pascal Ansart, associé, département stratégie chez PwC. Leur stratégie d’optimisation des coûts dépendra donc de ce facteur structurel.»
Pour autant, force est de constater que toutes les entreprises se sont engagées dans une stratégie d’optimisation des coûts et ce d’autant plus depuis la crise de 2008. Les démarches réalisées en la matière seront néanmoins plus ou moins importantes en fonction des gains attendus en termes de compétitivité pour atteindre les marchés ciblés. «Par exemple, pour les sociétés de conseil en informatique et organisation, au début des années 2000, la journée de travail était vendue 1 353 euros, ajoute Pascal Ansart. Aujourd’hui, cette même journée de travail n’est estimée qu’à 1 200 euros. La tendance est donc plutôt déflationniste et, pour faire face à cette baisse de taux tout en continuant à gagner de l’argent, les entreprises ont dû réduire leurs coûts de près de 50 %. A cet effet, elles ont agi sur différents paramètres tels que le taux d’emploi. Par exemple, en recrutant de plus jeunes salariés, elles diminuent en effet souvent les coûts liés à leur masse salariale.»
Une diversité de leviers d’optimisation des coûts
Les moyens d'action pour réduire les coûts sont toujours aussi nombreux : chasse aux gaspillages, rationalisation des achats, études de marché comparatives pour évaluer les services assuré par les fournisseurs et les prestataires, audit comptable pour permettre de réduire les immobilisations, charges sociales et fiscales… Cependant, les entreprises considèrent de plus en plus que cette démarche d’optimisation des coûts s’inscrit trop dans le court terme. «Les entreprises ont aujourd’hui besoin de réaliser des économies sur le long terme, précise à ce sujet Romain Daumont, directeur général France de Lowendalmasaï. Or, pour s’engager dans le long terme, un certain nombre d’entre elles n’hésitent plus à s’appuyer sur l’expertise de sociétés de conseils spécialisées dans l’optimisation des coûts.» Les sociétés de conseil interviennent essentiellement dans la négociation, le sourcing, qui consiste à acheter là où c’est moins cher, l’action chez les fournisseurs, afin de les aider à réduire leurs coûts, et enfin l’optimisation financière, sociale et fiscale. «Par exemple, beaucoup de dépenses dans l’entreprise se font par le biais de contrats dont les clauses peuvent s’avérer extrêmement complexes, ajoute Romain Daumont. Un expert pourra aider les entreprises non seulement à étudier ces clauses, mais surtout à challenger le besoin à l’origine de ce contrat et dans beaucoup de cas à lancer un appel d’offres fonctionnel pour trouver un fournisseur plus compétitif.»
De même, les cotisations sociales représentent un autre poste où il est souvent assez facile d’opérer des gains. En effet, la législation du travail est complexe et en permanente évolution. Comment être sûr d’avoir bien calculé son assiette de cotisation, de payer au juste taux, et de bénéficier de toutes les exonérations mises en place ? «En matière de cotisations sociales, les entreprises disposent de différents leviers d’optimisation, explique Elodie Casses, manager conseil de la business unit charges sociales chez Leyton. Elles peuvent intervenir sur les différents éléments de salaires soumis à cotisations, mais également sur les assiettes des charges patronales. Elles ont notamment la possibilité de modifier le paramétrage de leur logiciel de paie pour rester en conformité avec la législation, évitant ainsi les risques en cas de contrôle Urssaf et optimisant par ailleurs leurs opportunités d’allégements de charges.»
«Autre exemple, certaines charges patronales comme le versement transport, sont trop peu souvent suivies par les entreprises, précise pour sa part Xavier de Marcillac, directeur conseil du pôle social chez Leyton. Cette taxe représente un pourcentage non négligeable de la masse salariale et son assiette de calcul dépend de certains facteurs qui, dans l’entreprise, peuvent varier d’un mois à l’autre. Si un collaborateur est en voyage d’affaires pendant un mois, l’entreprise peut demander une exonération de cette taxe. Pour diminuer les coûts liés à sa masse salariale, il faut que l’entreprise adopte les bonnes pratiques de gestion des différents éléments variables de ses cotisations sociales et patronales.»
Dans un domaine connexe, les charges fiscales sont aussi une priorité en matière de réduction des coûts. Cotisation foncière des entreprises, cotisation sur la valeur ajoutée, TVA, les taxes et impôts que doivent acquitter les entreprises sont des postes de dépense importants. Or une expertise comptable peut permettre de prendre les meilleures dispositions pour réaliser des économies en la matière, mais aussi pour bénéficier de dispositifs fiscaux intéressants, comme le crédit d’impôt recherche. Les leviers de réduction des coûts sont donc nombreux, encore faut-il les identifier et s’appuyer sur les bons prestataires pour les activer.
L’investissement au cœur de la maîtrise des coûts
Au-delà de la baisse des dépenses, la maîtrise des coûts, pour qu’elle soit durable, doit également passer par l’investissement. «La diminution des coûts opérationnels a ses limites, précise Pascal Ansart. Parallèlement à cette démarche, il est en effet indispensable que l’entreprise, si elle veut rester compétitive, investisse par ailleurs dans les compétences, les technologies et la recherche et développement.» Le marché des smart cards (cartes SIM et cartes pré-payées) dans les télécoms est, en la matière, un cas d’école. L’industrie de ce secteur est, au milieu des années 2000, arrivée à maturité, et on parle de gains de compétitivité de 50 % tous les deux ans pour rester dans la course. Pour rester compétitifs et trouver de nouveaux relais de croissance et évoluer d’un marché de «commodités» vers un marché à plus forte valeur ajoutée, il a fallu que les grands noms de la place tels que Gemalto ou Oberthur Technology innovent, notamment dans leur façon de produire.
Une démarche qui est passée par une réduction de leurs coûts de 50 % par an. L’investissement dans la formation des hommes et des femmes qui font l’entreprise, dans les capacités de production ou dans le digital sont alors autant de leviers que l’entreprise peut activer pour regagner des points de marge. «Il faut qu’elle revoie ses méthodes de travail et son business model, et travaille à la fois sur ses frais variables (achats indirects, salaires, etc.) et ses coûts fixes (coûts de structures, encadrement, immobilier, informatique, etc.) continue Pascal Ansart. Plus elle fera du volume ou délivrera des services, mieux ses coûts seront amortis».
Parallèlement à cette stratégie d’optimisation des coûts, il faut également que les entreprises soient vigilantes sur la maîtrise de leurs risques financiers, humains ou sur les biens, pour éviter de se trouver face à des coûts supplémentaires. «Tout risque peut potentiellement exposer l’entreprise à des impacts financiers et de réputation, souligne à ce sujet Pascal Ansart. La maîtrise des risques est donc une démarche essentielle en termes de prévention, même si elle a ses limites en termes de coûts.» S’engager dans une démarche de maîtrise des risques est en effet coûteux pour de nombreuses entreprises. Néanmoins elle peut, à bien des égards, éviter de se trouver face à des coûts qui n’auraient pas été anticipés et pourraient avoir des conséquences désastreuses sur les trésoreries d’entreprise.
