Partenaire historique des entreprises pour leurs projets de digitalisation des processus de facturation, d’achats, de paie et de performance RH, Cegedim Business Services les accompagne activement dans leur mise en conformité avec la réforme sur la facturation électronique.
Depuis plus de 30 ans, Cegedim Business Services propose des solutions digitales d’optimisation des processus de facturation, achats, paie et performance RH. En 2023, Cegedim Business Services regroupe ses offres autour de trois domaines d’expertise : ressources humaines, factures & achats, et flux santé. « Au travers de cette nouvelle organisation, nous entendons renforcer l’accompagnement que nous proposons aux entreprises, en particulier dans leurs projets de transformation digitale, explique Sébastien Vugier, directeur de la transformation chez Cegedim Business Services. Au quotidien, ce sont ainsi plus de 2 000 collaborateurs en France mais également à l’international (Angleterre, Allemagne, Belgique, Roumanie et Maroc) qui sont engagés auprès de nos clients, afin de leur permettre de se recentrer sur leur cœur de métier. »
Une candidature à l’immatriculation PDP retenue par l’administration fiscale
Cegedim Business Services maintient par ailleurs son engagement vis-à-vis de la facturation électronique. Malgré le report en France de la réforme à 2026, le marché reste en effet très actif sur le sujet. « Nos clients et prospects continuent de nous solliciter, au regard notamment de notre expertise historique sur la dématérialisation fiscale de factures, y compris à l’international », précise Sébastien Vugier. C’est d’ailleurs à ce titre que Cegedim Business Services a logiquement candidaté à l’immatriculation de plateforme dématérialisée partenaire (PDP). « Cegedim Business Services fait partie des premiers candidats à l’immatriculation PDP retenus par l’administration fiscale, dont la liste a été dévoilée le 18 janvier 2024 par la DGFIP », poursuit Sébastien Vugier. L’expertise de Cegedim Business Services sur le sujet de la facturation électronique est également reconnue pour son investissement dans différents groupes de travail. La société est ainsi un membre actif du FNFE (Forum national de la facture électronique), adhérent de la FNTC (Fédération des tiers de confiance du numérique), et participe activement aux groupes de travail de la DGFIP loi de finance. Cegedim Business Services est également fondateur et membre permanent au board de GENA (Global Exchange Network Association, anciennement EESPA), avec plus de 50 connexions d’interopérabilité en place avec les grands opérateurs de dématérialisation de factures, et assure une veille réglementaire à l’international ainsi qu’une conformité de ses outils avec la réglementation de 64 pays.
Une solution en phase avec les attentes du marché
Son expertise mais également ses engagements permettent ainsi à Cegedim Business Services de proposer aujourd’hui une solution basée sur un ensemble de services de dématérialisation répondant aux exigences réglementaires. En effet, la solution SY business prend en compte différents modes de dématérialisation (piste d’audit fiable, signature ou cachet électronique qualifié, EDI fiscal) et propose un contrôle des mentions obligatoires de la facture. La solution gère les formats de facture électronique (Factur-X, UBL, CII) ainsi que les cas d’usage de facturation définis par les spécifications externes de la DGFIP et les différents statuts de la facture (cycle de vie). Elle propose un archivage légal à valeur probante, une mise à jour des données annuaire et gère l’e-reporting. Des services optionnels permettent par ailleurs de gérer les phases transitoires : conversion des flux factures PDF en facture électronique avant l’envoi de la facture client ; réception des factures fournisseurs en PDF pour intégration dans le système d’information de l’entreprise. Au-delà des services de dématérialisation fiscale proposés, la solution SY business offre également un ensemble de services pour simplifier le contrôle des factures fournisseurs, leur imputation comptable et leur règlement mais aussi pour accélérer les cycles de paiement des factures clients, améliorer le retour en cash et réaliser des gains de trésorerie. « Avec notre plateforme, nous souhaitons ainsi faciliter la mise en conformité des entreprises, tout en permettant le développement de leur taux de dématérialisation, explique Sébastien Vugier. Nos différents services à valeur ajoutée permettent ainsi de renforcer leur productivité et de gagner jusqu’à 30 % dans le temps de traitement de leurs factures et jusqu’à 50 à 75 % dans son coût de traitement tout en réduisant par ailleurs les risques d’erreurs dus aux traitements manuels. D’autre part, les factures électroniques sont générées, envoyées, reçues et traitées de manière plus rapide et plus efficace, ce qui permet d’accélérer les cycles de paiement et d’améliorer la gestion de la trésorerie. Nous estimons par ailleurs que la facture électronique contribue à une réduction des retards de paiement pouvant aller jusqu’à 12 %. » Enfin, un des atouts de Cegedim Business Services repose également sur sa capacité à proposer aux entreprises des services d’affiliation visant à embarquer un maximum de partenaires clés (fournisseur/client) sous forme de campagne, et ainsi augmenter régulièrement et progressivement le taux de dématérialisation des factures. Le réseau ainsi créé compte à ce jour plus de 2 millions d’entreprises.
Questions à… Sébastien Vugier, directeur de la transformation chez Cegedim Business Services
Avec plus de 25 ans d’expérience dans l’univers du logiciel, et une solide expertise dans l’échange de données et le B2B des secteurs bancaires et de l’industrie, Sébastien Vugier, cible ses actions sur l’évolution des pratiques vers plus d’agilité, de transversalité et de collaboratif. Il pilote également un programme transverse sur la réforme de la facture électronique en coordonnant les transformations nécessaires pour devenir plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) de l’administration fiscale.
Quels sont les enjeux de compliance en Europe et à l’international ?
La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) constitue une source majeure de recettes pour tous les Etats membres de l’Union européenne. Or, les méthodes de contrôle et de perception de TVA ne sont pas optimales. Un quart des recettes manquantes serait directement imputé à la fraude à la TVA liée aux échanges intra-Union européenne. En 2020, les Etats membres ont perdu près de 93 milliards d’euros de pertes de recettes de TVA. La facture électronique a pour objectif de lutter contre cette fraude à la TVA. Elle s’inscrit ainsi dans un mouvement mondial et européen dans lequel les administrations fiscales abandonnent progressivement les modèles de postaudit et se tournent progressivement vers des contrôles continus des transactions (CTC). Les données sont alors obtenues directement à partir des processus de transaction commerciale ou des systèmes de gestion des données en temps réel ou quasi réel. Cependant, les obligations restent encore très hétérogènes et reposent sur des modèles souvent différents : modèle centralisé (Italie, Pologne, Roumanie) obligeant un échange au travers d’une plateforme nationale ou une prévalidation formelle par une plateforme nationale préalable à la transmission des factures ; modèle décentralisé (France, Allemagne, Belgique et Espagne), reposant sur des plateformes privées, gouvernées par une plateforme nationale, qui permet de préserver la dynamique du circuit de facturation entre fournisseurs et acheteurs, compatible avec les pratiques, usages et besoin des entreprises. D’autre part, certaines obligations concernent les factures sortantes et d’autres les factures entrantes et sortantes. Certaines portent sur l’e-reporting seul et d’autres sur l’e-invoicing et l’e-reporting.
Dans ce contexte, qu’apporte la directive VIDA ?
La directive européenne VIDA devrait permettre d’harmoniser les pratiques, en définissant un cadre de modernisation des obligations déclaratives pour les entreprises via la mise en place d’obligations d’e-reporting et d’e-invoicing. Il est à noter que le modèle centralisé appliqué actuellement dans certains pays ne s’inscrit d’ailleurs pas dans la directive VIDA, au regard des formats propriétaires et d’une focalisation avant tout sur les besoins des administrations fiscales. Dans le même temps, VIDA imposera le recours à la facturation électronique pour les opérations transfrontières. Enfin, VIDA a également pour ambition de relever les défis de l’économie des plateformes, en actualisant les règles de TVA applicables à l’économie des plateformes, afin de traiter la question de l’égalité de traitement.
Et le réseau Peppol ?
Le réseau Peppol est l’équivalent de Swift pour l’échange de facture. Ce projet, financé par la Commission européenne et 18 agences gouvernementales, est destiné à standardiser et contrôler les informations mises à disposition sur les documents de facturation. Il comporte 300 points d’accès dans le monde dont 200 en Europe. L’Italie, le Luxembourg, la Belgique et la France (via Chorus Pro) l’utilisent déjà dans leurs échanges BtoG. A ce jour, seuls une vingtaine d’acteurs français font partie de ce réseau, dont Cegedim Business Services qui a développé plus de 50 interopérabilités au niveau mondial.
