1/ Faire un état des lieux de vos outils

Il convient d’abord d’évaluer le niveau de maturité de votre entreprise en matière de dématérialisation des factures sortantes ou entrantes et, par conséquent, de réaliser un état des lieux de vos outils existants :

• Avez-vous déjà mis en place une solution de facturation électronique (factures clients) et/ou de traitement des factures fournisseurs ?
• Si non, nous vous recommandons de vous mettre rapidement à la recherche d’une solution adaptée à votre taille, votre besoin et votre organisation. Et de vérifier que la société qui l’édite met tout en œuvre pour être agréée par l’Administration en tant que plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
• Si oui, quelle est la feuille de route de votre fournisseur pour se conformer aux exigences de la réforme (connexion avec le portail public de facturation, formats de facture, e-reporting, transmission des statuts des factures, modalités d’archivage, sécurité des données…) et a-t-il entamé des démarches pour devenir une PDP ?
• L’utilisation de ce type de solutions est-elle généralisée à l’échelle de votre entreprise ? Ou partielle ?
• Êtes-vous satisfait de votre solution ou envisagez-vous d’en changer ?

2/ Cartographier vos clients, fournisseurs, factures, processus et flux

La seconde étape pour se préparer à cette réforme consiste à dresser une cartographie complète de toutes les parties prenantes, de vos processus actuels de gestion des factures (entrantes et sortantes) ainsi que des flux de facturation :

• Combien de clients et fournisseurs comptez-vous ? Quel est leur niveau de maturité en matière de facturation électronique ? Quelle est leur taille et, pour ce qui concerne vos fournisseurs, à quelle échéance devront-ils obligatoirement émettre les factures au format électronique ?
• Combien de factures envoyez-vous et recevez-vous par an ?
• Quels formats de facture électronique et canaux d’envoi (factures papier, PDF, EDI…) sont utilisés par vos clients ou fournisseurs? Et dans quelle proportion ?            
• Quelle est la répartition des factures en fonction de leur nature (B2B, B2C, B2G, national, européen, international) ?
• Disposez-vous bien de toutes les informations concernant vos fournisseurs et clients, et notamment de leur numéro de SIRET et de TVA intracommunautaire ?
• Quels sont vos processus actuels de gestion des factures sortantes et entrantes, et quels sont les moyens de les optimiser ?

3/ Profiter de la réforme pour choisir une plateforme adaptée

Au-delà de vous mettre en conformité avec les exigences réglementaires, la facturation électronique obligatoire est une opportunité d’aller plus loin en digitalisant et en automatisant vos processus de comptabilité clients et fournisseurs. Il convient donc de s’assurer que votre partenaire (actuel ou à venir) est en mesure de répondre aux exigences de cette réforme mais aussi à vos besoins à court et moyen termes.

Parmi les critères de choix pour obtenir le meilleur retour sur investissement, nous vous proposons une liste (non exhaustive) des principaux points de vigilance à prendre en compte :

• La solution peut-elle traiter 100% de vos factures ? Y compris, jusqu’en 2026, les factures papier et les factures PDF ne contenant pas de données structurées (factures scannées ou non conformes à la norme Factur-X) ?
• Quel degré d’automatisation apporte-t-elle pour rapprocher les factures avec les bons de commande ou de livraison, et pour imputer les factures sans bon de commande ?
• S’intègre-t-elle avec votre ou vos ERP ?
• Va-t-elle vous permettre de réduire de manière drastique le nombre d’exceptions à gérer manuellement ?
• Est-elle connectée avec d’autres opérateurs de facturation électronique, afin que vos fournisseurs puissent envoyer des factures depuis les réseaux qu'ils utilisent déjà ?
• Vous garantit-elle une conformité avec les règles relatives à la réception, à l'envoi et à l'archivage des factures ainsi qu’avec les règlementations fiscales de chaque pays où votre entreprise est implantée ?
• Vous permettra-t-elle de disposer d’une visibilité à 100% sur vos dépenses pour mieux pouvoir piloter vos flux de trésorerie et votre BFR ?
• Est-elle en mesure d’analyser les données de vos processus comptables en vue de les améliorer en continu et de les automatiser toujours plus ?
• Traite-t-elle correctement les factures lorsque les bons de commande sont créés dans un système de gestion des achats tiers ?
• Quel degré d’automatisation intègre-t-elle pour identifier les risques de fraude ?

4/ Ne (surtout) pas négliger les aspects humains…

Ce type de projet implique de nombreux services (comptabilité/finance, informatique, service commercial, juridique…) et s’étale sur plusieurs mois. Vos équipes ont-elles les compétences, les connaissances et le temps nécessaires pour mener à bien cette transformation qui concernera l'ensemble de votre organisation à partir de 2024 ? Il est indispensable d'anticiper les besoins en matière de formation, de recrutement et d’accompagnement au changement par des cabinets de conseil ou en technologie.