Deuxième poste de dépense après les salaires, le sujet des notes de frais est loin d’être trivial. Quelle que soit sa taille, chaque entreprise doit contrôler les dépenses engagées par ses collaborateurs. Cela implique de connaître la réglementation fiscale, d’instaurer des plafonds, de veiller au respect de la politique de frais, et bien entendu de mettre en place des points de contrôle.
Vouloir en optimiser la gestion est naturel, mais cela ne se fait pas sans méthode.
En moyenne, les salariés français dépensent 3 451 euros par an dont l’essentiel concerne les frais de repas et de transport. Les entreprises cherchent donc à rationaliser ces deux postes.
Une étude réalisé par l’éditeur du logiciel de note de frais Cleemy révèle que plafonner les repas à 1,5 fois leur montant moyen permet d’éliminer les comportements excessifs sans frustrer les salariés raisonnables. Par exemple, si la moyenne des frais de repas s’élève à 15 euros, ce n’est pas en faisant la chasse aux salariés qui dépensent 17 ou 18 euros que l’entreprise fera des économies. Ce sont le salariés qui déclarent des frais de repas supérieurs à 23 euros qu’il faut ramener dans le droit chemin.
Les entreprises françaises abandonnent au fisc plus de 40 % de la TVA sur les notes de frais, principalement pour deux raisons. Soit elles estiment que le jeu n’en vaut pas la chandelle, soit elles ignorent sur quels types de frais, elles peuvent récupérer la TVA. C’est notamment le cas des péages, des carburants ou des repas de mission.
S’agissant des repas, ils ne peuvent pas être financés deux fois par l’employeur. Il faut donc soit retirer des tickets restaurants aux salariés soit retenir la part patronale des titres reçus en trop sur la fiche de paie.
Faute de temps, peu d’entreprises examinent à la loupe la totalité des notes de frais. 38 %* d’entre elles sont validées par le service comptable sans vérification.
Pour garantir une qualité de contrôle élevée, il vaut mieux se concentrer sur :
- les 30 % des notes de frais les plus élevées
- les dépenses des nouveaux collaborateurs pour vérifier que la politique de frais a bien été comprise
- une note de frais sur quatre, choisie aléatoirement. Ainsi un salarié à 82 % de chance d’être contrôlé au moins une fois dans l'année.
Si le service comptable s’épuise sur le traitement des notes de frais, c’est qu’elles sont mal saisies en amont. La priorité du collaborateur n’est pas de distinguer les différentes TVA ou de se souvenir du contexte de la dépense, c’est de se faire rembourser et rapidement.
La clé est de lui permettre de saisir facilement ses dépenses : remplissage automatique des champs, calcul automatique de la TVA, etc.
Pour aller plus loin, voici 10 conseils simples à mettre en oeuvre et performants qui vous aideront à structurer et à auditer votre processus de gestion des notes de frais et à ajuster vos pratiques. Analysez-les, testez-les, appliquez-les.
