Face aux enjeux actuels des gestionnaires de flotte automobile, ERCG apporte des réponses précises, adaptables et sur mesure à travers un outil de gestion et des services professionnels.
La gestion de flotte automobile demeure un poste sur lequel les entreprises peuvent encore activer différents leviers d’économies. La maîtrise des coûts qui y sont liés suppose néanmoins souvent qu’elles s’appuient sur des outils de gestion appropriés et soient accompagnées et conseillées dans leurs démarches par des spécialistes métiers. «Les outils de gestion sont ainsi en tête de liste des attentes exprimées par les gestionnaires de flotte», précise Edouard Rance, fondateur et dirigeant d’ERCG. Ils attendent souvent de ces outils qu’ils les libèrent de leurs charges administratives, assurent la transmission de reportings pertinents à leurs hiérarchies, leur apportent une visibilité précise sur la composition de leur flotte et sur son coût, ou encore les accompagnent dans le contrôle des factures fournisseurs. Par ailleurs, ils entendent, à travers ces outils, être en mesure de renforcer la communication avec leurs conducteurs de manière à leur simplifier toutes les démarches inhérentes à leur véhicule. Enfin, dans le cadre de leurs démarches de maîtrise des coûts de leur flotte, ces gestionnaires plébiscitent également des outils de gestion en mesure de les accompagner dans le choix de leurs prestataires et leur mise en concurrence. «Au-delà de l’outil, les gestionnaires de parc ont également souvent besoin de conseils en matière de gestion flotte», ajoute Edouard Rance. Ces conseils attendus portent aussi bien sur la fiscalité automobile, le choix des services, les solutions alternatives au «tout inclus» généralement proposé par les loueurs longue durée ou encore les process à mettre en place pour améliorer la satisfaction de leurs collaborateurs.
ERCG, une expertise historique
Pour chacun de ces différents enjeux, ERCG propose une réponse adaptée et sur mesure. «Un soutien que nous sommes en mesure de leur apporter de par notre positionnement historique sur le marché de la gestion de flotte, notre expertise et nos outils», précise Edouard Rance. Créée au début des années 2000 par son dirigeant actuel, ERCG était initialement positionnée sur le conseil en politique ou gestion de flottes automobiles. Puis, pour répondre au mieux aux attentes de ses clients, la société de conseils a développé une palette de prestations et mis en place un service de «gestion pour compte de parc automobile». «A travers cette offre, nous proposons de mettre en œuvre tous les conseils de gestion que nous préconisons, poursuit Edouard Rance. C’est ainsi qu’ERCG est rapidement devenu un fleeter. Depuis lors, notre légitimité ainsi que notre valeur ajoutée reposent sur notre positionnement historique sur le marché des flottes automobiles ainsi que sur notre capacité à proposer des services sur mesure.»
De la mise à disposition d’un outil de gestion…
Dans le cadre de ce nouveau positionnement, ERCG a développé en 2005 un nouvel outil de gestion de flotte automobile, EFS. Il correspond au premier niveau de prestations proposé par la société de conseil aux entreprises qui souhaitent externaliser une partie de la gestion de leur flotte automobile. «Cet outil leur permet notamment de les soulager de leurs charges administratives, de réaliser et transmettre des reportings, de faire des contrôles ou encore de communiquer efficacement avec les conducteurs, explique Edouard Rance. Nous avons également développé un outil d’optimisation des achats, le GridChallenging, grâce auquel elles peuvent notamment mettre efficacement en concurrence les fournisseurs. Enfin, cet outil leur permet aussi de paramétrer des indicateurs de performance (KPI) sur la base desquels ils sont en mesure d’optimiser la gestion de leurs priorités ou, s’ils externalisent la gestion de leur parc auprès d’ERCG, de contrôler l’efficacité de nos actions. Nous entendons ainsi faciliter la vie des gestionnaires de parc et faire en sorte qu’ils se concentrent sur les tâches à plus de valeur ajoutée liées à leur fonction.»
… à l’externalisation complète de la gestion de flotte
Pour les entreprises qui entendent aller plus loin dans l’externalisation de la gestion de leur flotte, ERCG leur propose également de nombreux services sur mesure. Parmi ces différents services, ERCG a notamment la capacité de gérer le traitement et le contrôle des factures fournisseurs et de les aider dans le calcul et la récupération de TVA. La société peut également prendre en charge la communication avec les conducteurs et mettre en œuvre la politique automobile définie par l’entreprise de manière complètement autonome. Par ailleurs, elle est en mesure de manager efficacement ses fournisseurs en toute indépendance et de veiller à la mise en place des conditions contractuelles. Elle propose aussi aux entreprises de les accompagner dans la négociation ou la renégociation de leurs contrats ainsi que la mise en concurrence des prestataires. Enfin, ERCG a développé un outil pour optimiser la gestion des amendes. «A travers notre expertise et ces offres, nous entendons proposer aux entreprises de professionnaliser la gestion de leur flotte automobile, conclut Edouard Rance. Libre à elles de choisir tout ou partie de ces prestations, dans la mesure où elles sont équipées de notre outil de gestion.»
Questions à Edouard Rance, fondateur et gérant, ERCG
Edouard Rance est le fondateur et gérant d’ERCG. Evoluant depuis 45 ans dans le milieu automobile, il a débuté sa carrière chez General Motors en qualité de délégué régional pièces détachées. Il a ensuite occupé différents postes chez les loueurs longue durée Avis Fleet Services, Leaseplan, Logéroute et GE Fleet Services. Après deux années en qualité de consultant indépendant spécialisé en politique de gestion de flottes automobiles, il crée ERCG en 2000.
Quelles sont les fonctions le plus souvent externalisées par les gestionnaires de flotte ?
Les entreprises s’attachent généralement à externaliser les tâches les plus chronophages. Or, en matière de gestion de flotte automobile, le traitement et le contrôle des factures fournisseurs, le traitement des amendes et contraventions et la mise en œuvre du processus de commande-livraison des véhicules sont les demandes les plus fréquentes.
Que leur proposez-vous en matière de gestion des factures fournisseurs ?
ERCG intègre dans son logiciel l’ensemble des factures fournisseurs et effectue les affectations analytiques et comptables y afférentes. Nous convenons par ailleurs avec les entreprises d’une forme de reporting comptable que nous leur transmettons à périodicité convenue via un fichier de données pouvant être directement intégré dans leur ERP. La mise en place de cet outil et de ces process permet ainsi à l’entreprise de gagner un temps précieux dans la gestion des factures et de la TVA. Par ailleurs, nous pouvons également réaliser des contrôles sur les factures et émettre des rapports d’anomalies relatifs, par exemple, à des frais de restitution excessifs ou à des facturations hors contrat mais aussi à des consommations abusives de carburant ou de péages.
Et pour la gestion des amendes ?
Le traitement de la gestion des amendes nécessite d’identifier à qui était affecté le véhicule au moment des faits et à mettre en œuvre la procédure définie par la direction de l’entreprise : soit requête en exonération, soit renvoi au collaborateur de l’amende pour qu’il puisse la payer. Pour les accompagner dans cette démarche, ERCG a développé des process automatisés grâce auxquels l’entreprise réduit considérablement le temps et le coût de traitement des amendes, quelle soit la procédure retenue. Ils permettent une identification rapide du contrevenant et automatisent la remontée des informations le concernant, l’édition d’un courrier pour lui transmettre l’amende, le remplissage du formulaire en exonération et, enfin, la requête en exonération automatique grâce à une relation directe et électronique avec l’ANTAI.
