Généralisée par le décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019, la dématérialisation des procès-verbaux des sociétés civiles et commerciales, et des registres sur lesquels ceux-ci sont consignés, connait en pratique un nouvel élan depuis la suppression par la loi de finances pour 2021 de l’un des derniers ilots de résistance du support papier, qui restait jusqu’alors exigé pour l’accomplissement de la formalité de l’enregistrement. Celles des opérations sociales qui demeurent soumises à cette formalité (par exemple les augmentations de capital par apport en nature) peuvent en effet, s’agissant des actes signés à compter du 1er janvier 2021, y satisfaire désormais au moyen de copies d’actes sous signature privée signés électroniquement.

Le recours à l’outil numérique constitue indéniablement un gage d’efficience pour l’établissement des procès-verbaux et la tenue des registres, tout particulièrement pour les groupes de sociétés comptant un grand nombre de filiales. Les possibilités qu’il offre permettent de faciliter et d’optimiser tant la conservation que la consultation de ces documents, et de s’épargner de fastidieuses collectes de signatures.

Peuvent ainsi être tenus de manière dématérialisée les procès-verbaux et le registre des délibérations des associés des sociétés en nom collectif, des sociétés en commandite simple et par actions et des sociétés à responsabilité limitée (y compris à associé unique). De même en est-il du registre des présences et du registre des délibérations du conseil d’administration et du conseil de surveillance - et, bien que non visé par les textes, du directoire - des sociétés anonymes, ainsi que des procès-verbaux et du registre des délibérations de leurs assemblées d’actionnaires, mais aussi d’obligataires et de porteurs de valeurs mobilières donnant accès au capital. Les sociétés par actions simplifiées pluri et unipersonnelles peuvent également établir les procès-verbaux des délibérations de leur(s) associé(s), et tenir le registre de ces délibérations, de manière dématérialisée. La société européenne est elle aussi éligible au bénéfice de ce dispositif pour ses organes de direction et pour les délibérations de son assemblée générale, tout comme les sociétés civiles s’agissant des délibérations de leurs associés. On relève à cet égard que seul le texte relatif aux sociétés civiles vise expressément les décisions des associés résultant de leur consentement exprimé dans un acte, le silence du décret quant à ce mode d’adoption des décisions collectives également ouvert aux associés de SNC, SARL et SCS étant toutefois mis sur le compte d’une inadvertance de ses rédacteurs.

Des modalités techniques à définir

Les procès-verbaux doivent être signés au moyen d’une signature électronique avancée (satisfaisant aux exigences de l’article 26 du règlement (UE) eIDAS n° 910/2014 du 23 juillet 2014), et datés de façon électronique par un moyen d’horodatage offrant toute garantie de preuve. Leur certification peut également se faire au moyen d’une signature électronique avancée.

Afin d’éviter que les statuts d’une société ne la privent de la faculté de recourir à la dématérialisation autorisée par les textes (en exigeant comme on le voit souvent que les procès-verbaux soient établis sur des registres ou sur des feuilles mobiles cotés ou paraphés), l’adoption d’une formule générique visant « l’établissement et la conservation des procès-verbaux conformément aux dispositions législatives et règlementaires en vigueur » est à recommander.

Les textes sont en revanche mutiques quant aux modalités techniques de tenue des registres dématérialisés, qui doivent satisfaire aux impératifs d’intégrité, de traçabilité et de continuité des délibérations. Le recours à un système d’archivage électronique sous la forme d’un coffre-fort numérique pour la consignation des procès-verbaux, allié à la signature électronique et à l’horodatage, parait de nature à répondre à l’ensemble de ces objectifs.