Un nouveau décret (n° 2023-262) du 12 avril 2023 (publié au JO du 13 avril 2023) apporte des garanties supplémentaires aux cotisants dans le déroulement des contrôles réalisés par les organismes du recouvrement. Si la plupart des dispositions sont entrées en vigueur le 14 avril 2023, certaines d’entre elles ne s’appliquent qu’aux contrôles engagés à partir du 1er mai 2023.
1. Envoi de l’avis au moins 30 jours avant la date de la 1re visite
Auparavant, le Code de la sécurité sociale prévoyait un délai de prévenance minimal de 15 jours avant un contrôle, tandis que le délai mentionné était de 30 jours dans la charte du cotisant contrôlé opposable aux Urssaf. Le décret alonge celui initialement prévu par le Code de la sécurité sociale qui passe de 15 à 30 jours.
2. Documents dématérialisés : contrôle sur le matériel de l’agent
Lorsque les documents et les données nécessaires à l’agent sont disponibles sous forme dématérialisée, les opérations de contrôle pouvaient, antérieurement, être réalisées en ayant recours au matériel informatique utilisé par le cotisant.
Désormais, pour les contrôles effectués à partir du 14 avril 2023, l’agent doit suivre une procédure particulière pour effectuer les opérations de contrôle sur son propre matériel professionnel.
L’agent doit tout d’abord informer la personne contrôlée qu’il utilisera son propre matériel pour effectuer le contrôle sur des supports disponibles sous forme dématérialisée. Le cotisant a ensuite la possibilité de refuser, par écrit, dans un délai de 15 jours.
Lorsque l’agent utilise son propre matériel pour effectuer le contrôle, le cotisant est tenu de mettre à la disposition de l’agent les copies numériques des documents, des données et des traitements nécessaires sous forme de fichiers. Les fichiers correspondant doivent répondre aux formats informatiques indiqués par l’agent.
En cas de refus ou d’impossibilité technique avérée de mise en œuvre d’un traitement automatisé sur le matériel de l’agent, la personne contrôlée est tenue :
1. soit de réaliser elle-même les traitements sur son propre matériel et de produire les résultats au format et dans les délais indiqués par l’agent chargé du contrôle ;
2. soit d’autoriser l’agent à procéder lui-même ou par l’intermédiaire d’un utilisateur habilité par le cotisant, sur le matériel du cotisant, aux opérations de contrôle, par la mise en place de traitements automatisés.
3. Documents obtenus au sein d’un groupe
La LFSS pour 2023 permet aux agents d’utiliser les documents et informations obtenus lors du contrôle de toute personne appartenant au même groupe que la personne qu’ils contrôlent (L. 243-7-4 du Code de la sécurité sociale).
