Dans le cadre du règlement général sur la protection des données (RGPD) rappelons que l’article 15 reconnaît à toute personne physique le droit d’accéder aux données qui la concernent afin d’en contrôler l’exactitude, et au besoin les faire rectifier ou effacer. Transposée aux relations professionnelles, cette règle permet au salarié non seulement de bénéficier d’un droit d’accès aux données le concernant détenues par l’employeur, mais également d’être renseigné sur l’objectif d’utilisation de ces données, les catégories de données traitées, les destinataires ou catégories de destinataires y ayant eu accès, ainsi que la durée de conservation ou les critères qui la détermine.
Afin de traiter plus spécifiquement la question du traitement de demande de communication par le salarié de ses courriels professionnels, la CNIL vient de publier une synthèse le 5 janvier 2022.
L’employeur doit en premier lieu s’assurer que la demande émane bien du salarié, ce qui est réputé être le cas si la demande est présentée à partir de la messagerie électronique professionnelle de l’intéressé. Il doit ensuite vérifier que l’exercice du droit d’accès ne porte pas atteinte au droit des tiers, qu’il s’agisse de données relatives à d’autres collaborateurs, de clients, de partenaires ou de données couvertes par le secret des affaires, la propriété intellectuelle, le secret des correspondances ou le droit à la vie privée, auquel cas l’employeur est autorisé à anonymiser les données. Le droit d’accès concerne les données personnelles et non pas les documents, même s’il n’est pas interdit de communiquer ces derniers.
La CNIL distingue ensuite selon que le salarié est ou non l’expéditeur ou le destinataire des courriels demandés. Dans l’affirmative, le salarié est supposé avoir eu connaissance des informations contenues dans les messages, si bien que leur communication est présumée respectueuse des droits d’autrui et l’employeur ne peut pas s’opposer à la demande, en tout cas sur ce fondement. L’anonymisation des données des tiers, si elle constitue une bonne pratique, n’est alors pas une condition préalable à la transmission des courriels.
Par exception, la CNIL admet toutefois que dans des cas exceptionnels, même connus du demandeur, l’accès ou la communication de courriels puissent présenter un risque pour les droits des tiers, par exemple en raison de la nature des...
