Alors que les échéances pour le passage obligatoire à la facturation électronique, désormais inéluctables, se rapprochent, les entreprises n’ont plus d’autres choix que de se mettre en ordre de marche. Pour mener à bien leur projet et s’assurer de sa bonne finalité, Yooz préconise un plan d’actions en différentes étapes.
nnoncé il y a maintenant un an, le report de la réforme sur la facturation électronique avait pour principale vocation de laisser le temps à toutes les parties prenantes et en particulier aux entreprises de s’y préparer correctement. « La mise en place de cette réforme dans les entreprises peut prendre du temps, tient à rappeler Mélanie Proth-Evangelist, senior product marketing manager chez Yooz. En effet, les plateformes ne feront pas tout et il faudra notamment que les entreprises fournissent les bonnes données et informations pour que les factures soient transmises au bon destinataire. Dans ce contexte de report, Yooz a gardé le cap. Nous avons déposé notre dossier de candidature à l’immatriculation PDP le 1er septembre 2023 et mis par ailleurs en place un plan d’action pour accompagner les entreprises dans leur mise en conformité, qui s’articule autour de trois grandes étapes : la maîtrise des tenants et aboutissants de la réforme, l’état des lieux des processus en place dans l’entreprise et la sensibilisation et la formation des collaborateurs avec la solution adaptée. »
Maîtriser les tenants et aboutissants de la réforme
Si de nombreuses entreprises ont déjà adopté des outils de dématérialisation de factures, il y en a encore un certain nombre qui sont en retard sur ce sujet, voire qui n’ont pas encore connaissance de cette réforme sur la facturation électronique. « Au vu des échéances qui se rapprochent, il est désormais indispensable que toutes les entreprises soient informées sur cette réforme et son calendrier de mise en œuvre en fonction de leur taille », insiste Mélanie Proth-Evangelist. En effet, dès septembre 2026, les grandes entreprises et ETI auront l’obligation d’émettre des factures électroniques et en conséquence, toutes les entreprises devront être en capacité de les recevoir et ce, quelle que soit leur taille. D’autre part, les entreprises doivent également savoir dans quelle mesure elles sont concernées par cette réforme, ce qui est notamment le cas de toutes celles assujetties à la TVA et qui travaillent en BtoB pour la partie e-invoicing. Parallèlement, l’application de cette réforme fait également évoluer le paysage des acteurs propres à accompagner les entreprises dans leur mise en conformité, avec l’arrivée sur le marché de nouveaux prestataires. « Jusqu’à présent, les entreprises s’échangeaient des factures par courrier ou par mail, en format numérique, précise Mélanie Proth-Evangelist. Avec la réforme, ces flux de facturation devront se faire par l’intermédiaire de plateformes publiques, (portail public de facturation, PPF) ou privées (plateforme de dématérialisation partenaire, PDP, immatriculée par l’Etat). » Enfin, cette réforme impose de nouveaux formats de factures qu’on appelle structurés (Factur-X, UBL ou CII) qui, par la suite, permettront et faciliteront leur traitement.
Faire un état des lieux des processus existants
Dès lors qu’elles ont bien assimilé les tenants et les aboutissants de la réforme sur la facturation électronique, il convient pour les entreprises de faire un état des lieux de leurs processus de facturation existants. « Elles doivent à cet effet réaliser une cartographie de leurs flux entrants et sortants, des systèmes de facturation et des formats qu’elles utilisent, des types de transactions (prestations de services ou biens) ainsi que des clients qu’elles adressent (B2B, B2C, locaux, internationaux), ajoute Mélanie Proth-Evangelist. Une étape qui peut être longue à réaliser en fonction notamment de la complexité des processus déjà en place. » C’est également durant cet état des lieux que les entreprises peuvent identifier les opportunités que leur offre la réforme. Il permet en effet de détecter les points de frictions sur la chaîne de facturation ou les processus qui peuvent être davantage automatisés et/ou optimisés. « Aux termes de cette étape, les entreprises disposent de tous les éléments qui leur permettront alors de définir leur cahier des charges pour les guider dans le choix de la plateforme qui sera la mieux adaptée à leurs besoins », poursuit Mélanie Proth-Evangelist.
Sensibiliser et former ses collaborateurs avec la solution adaptée
Enfin, dans une dernière étape, il convient de sensibiliser les collaborateurs à la réforme. En effet, la réforme peut avoir des impacts sur le quotidien des collaborateurs qui pour certains vont voir leurs missions et compétences évoluer. « La phase d’implémentation de la solution doit donc être accompagnée d’une conduite du changement voire si nécessaire, de formations, précise Mélanie Proth-Evangelist. Il est à ce titre important de communiquer en interne, anticiper ces changements et impliquer les collaborateurs concernés pour maintenir leur engagement et leur adhésion. » C’est d’ailleurs pour accompagner les entreprises dans cette démarche que Yooz met à leur disposition son portail collaboratif intégré à sa solution de dématérialisation des factures.
Questions à… Mélanie Proth-Evangelist, senior product marketing manager chez Yooz
Avec plus de 15 ans d’expérience dans le marketing en France et aux Etats-Unis, Mélanie Proth-Evangelist est aujourd’hui spécialisée sur les thématiques de facturation électronique chez Yooz. Elle aime être au contact direct des clients pour aider à mettre en œuvre des initiatives stratégiques produit, mieux s’aligner sur leurs attentes et besoins, et ainsi améliorer l’expérience utilisateur.
Quelles sont les spécificités de la plateforme de dématérialisation Yooz ?
Facile à mettre en œuvre et simple à utiliser, notre solution de dématérialisation permet d’automatiser de nombreuses tâches répétitives, libérant ainsi du temps pour les employés. Les processus de réception, validation et archivage des factures deviennent plus fluides et moins sujets aux erreurs. Yooz garantit par ailleurs la protection des informations sensibles grâce à des mesures de sécurité avancées, et prépare à la conformité réglementaire à venir en matière de facture électronique. En automatisant les processus, elle réduit les risques d’erreurs humaines, améliorant ainsi la fiabilité des données et renforce par ailleurs la productivité et la collaboration. Les collaborateurs peuvent alors se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Quelle est la philosophie du portail collaboratif de Yooz ?
Notre portail collaboratif est intégré à notre solution de dématérialisation. Il a été pensé pour permettre aux collaborateurs des entreprises de se préparer à la facture électronique. Il repose sur un mécanisme d’annuaire identique à l’annuaire central qui sera mis en place dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique. A ce titre, notre annuaire s’articule notamment à partir des numéros de Siren et Siret des entreprises déjà clientes chez Yooz. Depuis le début de l’année, ce portail collaboratif permet ainsi aux entreprises utilisatrices de notre solution de dématérialisation de se connecter les unes aux autres pour échanger leurs factures aux formats électroniques définis par la réglementation sur la facturation électronique mais également d’en suivre les statuts du cycle de vie. Enfin, il s’agit d’une solution many to many c’est-à-dire qu’une entreprise utilisatrice peut émettre ses factures vers tous ses clients mais également recevoir celles de tous ses fournisseurs, qui eux émettent depuis leur solution Yooz, sur notre plateforme unique centralisatrice. De quoi optimiser encore plus les processus !
Il prépare donc les entreprises aux processus de facturation électronique ?
Ce portail permet en effet aux entreprises d’anticiper sereinement la facturation électronique en se familiarisant avec les mécaniques et processus attendus par la réforme. A l’entrée en vigueur de la réforme, ce portail pourra devenir la PDP* de l’entreprise, lui permettant d’émettre et recevoir ses factures en toute conformité, d’en suivre les statuts de traitement et de transmettre leurs flux d’e-invoicing et e-reporting vers le portail public de facturation qui fera le relais avec l’administration fiscale.
*Yooz a déposé son dossier d’immatriculation PDP auprès de la DGFIP, qui est en cours d’instruction au moment où nous imprimons.
