Au-delà de la France, de nombreux pays en Europe et dans le monde légifèrent autour de la facturation électronique. Dans ce contexte, il est indispensable que les entreprises et en particulier celles qui opèrent à l’international mettent en place un projet de mise en conformité réglementaire global, qui dépasse le seul cadre français.
Olivier Taligault, global mandate program lead, Basware
En France, la réforme sur la facturation électronique est désormais véritablement entrée en ordre de marche et les dates de sa mise en place dans les entreprises sont entérinées. L’heure est désormais aux derniers ajustements réglementaires, à la publication des prestataires qui recevront l’immatriculation PDP et au lancement des premières phases pilotes. « Le chantier reste vaste, et il nous revient de continuer à nous investir auprès des entreprises pour les accompagner dans leur projet de mise en conformité avec cette nouvelle réglementation et en particulier dans la phase pilote avec ceux de nos clients qui y participeront, précise Olivier Taligault, global mandate program lead chez Basware. L’engagement de Basware aux côtés des entreprises dépasse cependant ce seul cadre franco-français. Nous entendons en effet les accompagner également dans leur mise en conformité avec les réglementations sur la facture électronique dans tous les pays où elle se met en place. Cette démarche est d’autant plus importante que de plus en plus de pays dans le monde légifèrent sur le sujet. »
En effet, après l’Italie, qui a été précurseur en la matière, la Roumanie vient également de passer à l’e-reporting et à la facturation électronique et d’autres pays vont suivre très prochainement (Pologne, Danemark, Allemagne, Grèce, et hors d’Europe Israël, Malaisie, Australie, etc.). Pour les entreprises qui opèrent à l’international, leur mise en conformité avec les réglementations locales nécessite alors de relever différents défis. Chaque pays a en effet ses propres exigences réglementaires concernant les données des factures, les signatures électroniques et l’archivage. Les entreprises doivent également veiller à leur conformité fiscale et assurer des taux de TVA corrects car les erreurs peuvent entraîner des pénalités financières importantes. Par ailleurs, les réglementations sur la durée et le format de stockage des factures varient selon les juridictions. Enfin, certains pays exigent un reporting en temps réel ou quasi en temps réel des factures aux autorités fiscales.
« Ces réglementations sont souvent strictes et varient considérablement, insiste Olivier Taligault. Pour éviter les pénalités et les interruptions de processus, les entreprises doivent impérativement rester en veille et mettre à jour leurs outils pour rester conformes avec les réglementations dont elles dépendent. Autant de contraintes qui rendent complexe la mise en conformité des entreprises qui opèrent à l’international et nécessitent par ailleurs de mobiliser des ressources juridiques et techniques dont elles ne disposent pas forcément en interne. En choisissant de s’appuyer sur une plateforme de facturation électronique qui soit en mesure d’opérer à l’international et de respecter les différentes réglementations et leurs évolutions, elles réduisent leurs coûts liés à leur projet de facturation électronique et externalisent la responsabilité de leur mise en conformité auprès du partenaire. »
Basware, une solution complète de facturation électronique
La plateforme de facturation électronique Basware est une solution complète conçue pour répondre à ces défis de conformité à travers le monde. En effet, Basware met à jour sa plateforme de façon continue et automatique avec les dernières évolutions réglementaires des différents pays, leur évitant ainsi des interventions manuelles, souvent sources d’erreurs et garantissant par ailleurs le respect des exigences réglementaires sur le sujet.
La solution Basware prend également en charge des formats de factures standardisés qui répondent aux exigences des différents pays. En standardisant les formats de factures, Basware simplifie ainsi le processus de facturation et garantit la conformité au-delà des frontières.
D’autre part, la plateforme inclut des outils pour des calculs précis des taxes et de la TVA. Chaque facture répond ainsi aux exigences fiscales locales. Les entreprises peuvent configurer les taux de TVA spécifiques à chaque pays et gérer les exemptions de TVA, minimisant le risque d’erreurs fiscales, et générer par ailleurs des reportings fiscaux conformes aux réglementations locales. Parallèlement, alors que certaines juridictions exigent que les factures soient transmises directement aux systèmes fiscaux locaux en temps réel ou quasi en temps réel, Basware propose des intégrations avec les systèmes fiscaux locaux, facilitant ainsi la transmission automatique des factures aux autorités fiscales compétentes. De même, de nombreux pays exigent l’utilisation de signatures électroniques pour garantir l’authenticité et l’intégrité des factures électroniques. Pour répondre à cette contrainte, la solution Basware prend en charge plusieurs types de signatures électroniques conformes aux normes internationales et aux exigences locales, assurant ainsi la validité légale des factures.
Basware offre également des solutions d’archivage électronique conformes aux réglementations locales, garantissant que les factures sont stockées dans le bon format et pour la durée requise. Enfin, au travers de ses outils de reporting et d’analyse, Basware permet aux entreprises de surveiller en temps réel leur conformité aux réglementations fiscales et aux règles de facturation en vigueur. Ces outils fournissent des données précieuses pour identifier et résoudre rapidement les problèmes de conformité.
« Au travers de sa plateforme de facturation électronique, Basware met ainsi à la disposition des entreprises une solution complète et automatisée pour relever les défis liés à leur mise en conformité avec les réglementations sur la facturation électronique, conclut Olivier Taligault. En adoptant Basware, les entreprises peuvent se concentrer sur leur croissance et leur efficacité opérationnelle tout en restant conformes aux exigences fiscales et légales mondiales. »
Questions à… Marie Auzanneau, responsable marketing pour la région Europe du Sud chez Basware, spécialiste dans l’optimisation des processus financiers et l’automatisation de la comptabilité fournisseurs
Avec une riche expérience dans la transformation digitale, Marie Auzanneau aide les entreprises à maximiser leur efficacité et à tirer parti de l’automatisation du traitement des factures, avec des économies substantielles à la clé.
Quels sont les avantages de l’automatisation des processus de facturation fournisseurs pour les entreprises avant-gardistes qui la mettent en œuvre ?
Selon une récente étude menée par Forrester pour Basware, 84 % des entreprises placent l’automatisation des processus financiers comme l’une de leurs priorités des 24 prochains mois. Les entreprises qui ont déjà intégré l’automatisation de la gestion de leurs factures fournisseurs avec Basware ont obtenu des gains versus le coût initial investi dès six mois et un retour sur investissement de plus de 158 %. Elles ont par ailleurs enregistré une augmentation de 50 % de la productivité de leurs équipes comptables sur une période de trois ans. Enfin, les responsables financiers considèrent que l’automatisation de leur comptabilité fournisseurs peut contribuer à optimiser leur besoin en fonds de roulement et à améliorer la rétention de leurs équipes.
Au-delà de ces bénéfices, le passage à la facturation électronique reste également une obligation réglementaire…
En effet, la mise en œuvre de la facturation électronique relève également d’une obligation réglementaire française et bientôt européenne dont les échéances de mise en œuvre se rapprochent. D’ici 2028, tous les Etats membres de l’Union européenne devront en effet imposer la facturation électronique pour les factures destinées à l’administration publique et aux autres entreprises. Les entreprises doivent donc se préparer dès maintenant en mettant en œuvre les technologies nécessaires pour gérer ces changements et répondre aux exigences du marché.
Quelles sont les principales interrogations des responsables financiers autour des nouvelles technologies liées à l’automatisation des processus de facturation ?
D’après l’étude Forrester, les responsables financiers s’interrogent actuellement sur l’évolution et les progrès rapides de l’intelligence artificielle (IA) et des technologies d’apprentissage automatique dans leurs processus de facturation. Ils entendent notamment comprendre comment l’IA peut contribuer à la génération de prévisionnels plus précis et plus rapidement. Ils souhaitent également comprendre comment l’IA, en s’appuyant sur les données de l’ensemble de leur organisation, peut les accompagner dans leurs prises de décision. Ils ont par ailleurs des attentes sur le rôle de l’IA dans la prévention des risques de fraudes externes et dans l’amélioration de la productivité de leurs collaborateurs comptables.
