Quels sont les objectifs de la réforme sur la facturation électronique ?

Grégory Mignon, senior product evangelist chez Yooz : Le premier objectif de la réforme sur la facturation électronique consiste, pour le gouvernement, à lutter contre la fraude à la TVA, qui représente chaque année entre 20 et 25 milliards d’euros. Avec cette nouvelle réglementation, le gouvernement entend mettre en place un moyen qui soit le plus fiable possible pour suivre l’audit du paiement de la TVA. D’autre part, cette réforme a également pour objectif de moderniser le traitement du paiement de la facture afin de suivre, au plus près de la réalité du terrain, comment se portent les entreprises et leur secteur d’activité. De cette manière, il pourra mettre en œuvre des moyens plus efficaces pour mieux aider les entreprises et/ou les secteurs d’activité en difficulté ou, à l’inverse, faire rayonner ceux qui sont dynamiques, notamment à l’international. Alors que les déclarations fiscales vont pouvoir se faire en temps réel, l’Etat entend également, au travers de cette réforme, permettre aux entreprises de diminuer leurs coûts liés au temps de traitement comptables des factures et limiter par ailleurs les risques d’erreurs. Enfin, l’objectif de la réforme sur la facturation électronique consiste également à améliorer les délais de paiement des fournisseurs.

Pascal Amilhat, account manager chez Basware : La réforme 2024 est un événement important et porteur de changement. Nous n’allons pas être sur un simple système de facture électronique, mais véritablement sur un processus de facturation électronique de bout en bout, qui sera contrôlé. Il s’agit d’une démarche importante, qui a d’ailleurs déjà été initiée dans d’autres pays. L’Italie, le Brésil ou encore la Turquie et d’autres encore sont autant de pays qui ont déjà mis en place leur propre réforme sur la facturation électronique. Nous avons donc pu, en France, bénéficier de leur retour d’expérience, notamment en termes de modèles de transmission des flux de facturation. Certains pays ont ainsi privilégié un modèle en V versus d’autres, comme la France, qui ont opté pour un modèle en Y. Nous allons également mettre en place un annuaire central qui sera tenu à jour et référencera toutes les entreprises. Certes, cette réforme est une étape importante à franchir pour les entreprises ; néanmoins, elle est porteuse d’une véritable promesse en termes de fluidification et de fiabilisation du processus d’émission et d’acquisition de factures.

Cette réforme est-elle égalementune opportunité d’optimiser l’ensemble des processus financier de l’entreprise ?

Grégory Mignon : Au-delà de la contrainte réglementaire, la dématérialisation des flux de facturation est clairement une opportunité pour les entreprises de moderniser l’ensemble des processus liés à leur chaîne de facturation, et donc d’aller plus loin que la seule transmission de la facture électronique à l’Etat. C’est notamment l’occasion pour elles de moderniser et de dématérialiser l’ensemble de leur chaîne procure-to-pay, en s’appuyant sur des solutions existantes du marché : les achats, les validations, les émissions de bons de commande, les traitements des factures, l’enregistrement comptable, le paiement… Une démarche qui apporte déjà aux entreprises des gains de temps, une fiabilisation et une sécurisation des données, une amélioration des relations en interne et en externe avec les fournisseurs. Elle permet également de pouvoir gérer tout type de formats de facturation dès maintenant. La réforme qui va se mettre en place progressivement nécessite en effet d’être en capacité de gérer tout type de format de facture évidemment les formats socles de la réforme (Factur-X, UBL, CII) mais aussi les autres (email, papier, etc) afin d’assurer la continuité de service pendant la période transitoire de 2024/2026 et pour continuer à pouvoir opérer avec des fournisseurs étrangers par exemple. 

Pascal Amilhat : Nous sommes convaincus qu’il est important que les entreprises anticipent sur la réforme de la facturation électronique. Il convient de s’y préparer, ce qui représente une véritable opportunité pour elles de revisiter et de repenser le processus d’achat et de facturation et ce, de façon très transversale. En effet, avec la facturation électronique, la donnée va gagner en fiabilité. Il s’agit d’un changement important car, jusqu’à présent, nous restions dans un certain niveau d’incertitude quant à la qualité de la donnée saisie. Par exemple, des technologies telles que l’OCR (optical character recognition) pouvaient générer des erreurs et nécessiter des vérifications manuelles. Tout cela demain va disparaître. Dès lors que la donnée est entièrement dématérialisée et qu’elle est fiable, l’entreprise est alors en capacité d’automatiser complètement le processus P2P de bout en bout.

C’est ainsi une occasion de s’interroger sur les façons de mettre la dépense sous contrôle, d’augmenter le nombre de commandes et de réceptions, ce qui va permettre en aval d’automatiser le rapprochement des factures, l’imputation comptable et la comptabilisation du paiement. C’est également l’occasion de trouver des moyens pour automatiser les factures sans commande récurrentes (factures d’électricité, de téléphonie, de location, etc.) ou encore d’automatiser autant que possible la saisie des factures sans commande non récurrentes. L’entreprise travaille ainsi sur la réduction de la dépense, sur l’efficacité du département comptable, sur la réduction des temps de validation et de traitement et, enfin, elle se donne la possibilité de mettre en place des possibilités nouvelles tels que le recours plus systématique à l’escompte. Cette réforme peut donc offrir de nombreux bénéfices dès lors que l’entreprise choisit de ne pas la subir, et d’en faire une opportunité de réviser ses process P2P.

Par exemple, nous avons accompagné une entreprise du CAC 40, leader dans le domaine des services de paiement électronique, dans son programme mondial de transformation digitale de son processus source-to-pay. Lorsque nous avons fait la première mise en production de leur filiale du Luxembourg, le taux d’automatisation du traitement de factures était déjà de 72 %. Il s’agit là d’un exemple très révélateur. Une entreprise qui traite 10 000 à 20 000 factures avec un ETP (emploi temps plein) peut se projeter demain pour le traitement de plus de 40 000 factures, toujours avec un seul ETP.

Cette démarche permet-elle également de fiabiliser les données ?

Pascal Amilhat : Une des dimensions importantes d’un projet P2P porte sur l’amélioration de la relation avec les fournisseurs. Trop souvent, les entreprises disposent de données fournisseurs dont la qualité est assez variable. Demain, une partie du problème sera résolue par la mise en place de l’annuaire des entreprises (qui sera centralisé sur le portail de l’Etat, le PPF), qui est une innovation importante. Il faut également mettre en place, au niveau du système d’information, un cercle qualité continu, permettant de fiabiliser les données fournisseurs. Cette démarche ouvre la voie à l’amélioration de la relation fournisseurs mais également d’autres processus ou démarches de l’entreprise comme leur engagement RSE. Certains de nos clients qui mettent en place des politiques RSE souhaitent ainsi pouvoir sonder leurs fournisseurs, par exemple, sur leur empreinte carbone, leurs pratiques éthiques, etc. L’amélioration de la qualité de la donnée les accompagnera dans cette démarche.

Grégory Mignon : La fiabilisation des données permettra de savoir quand le fournisseur envoie la facture. Demain, il sera possible de retracer le flux facturation, de savoir à quel moment la facture a été émise et à quel moment elle a été reçue, et où en est son traitement. D’autre part, tous les flux seront centralisés sur une plateforme unique. Il s’agit là d’éléments clés qui contribueront à l’amélioration des relations clients-fournisseurs. D’autre part, la fiabilisation des données permettra également de proposer de nouveaux services tels que le scoring des fournisseurs, leur pérennité, leur fiabilité, etc. Ces indicateurs sont importants notamment en matière de pilotage du risque fournisseur et/ou client. Il sera également possible de proposer des services de tchat collaboratif.

Pascal Amilhat : Les entreprises pourront également bénéficier d’une analytique solide, afin de travailler dans une logique d’amélioration continue du processus de facturation pour, par exemple, détecter des fournisseurs qui fournissent des factures de mauvaise qualité, ou des comptables qui peuvent avoir des temps de traitement plus longs et ralentissent le processus. Améliorer l’efficacité d’un département entier s’inscrit dans le cadre d’un projet d’entreprise qu’il convient de suivre dans le temps. D’autre part, se tourner vers une (future) plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) pour se mettre en conformité avec la réglementation permet à l’entreprise de bénéficier de son expertise. Les futures PDP ont en effet une expertise sur le sujet et bénéficient déjà d’un certain capital de liens EDI, XML, etc. Alors que les PDP sont déjà interopérées entre elles, ces liens resteront pérennes dans le cadre du déploiement de la facture électronique. La mise en conformité des PDP avec la réforme ne nécessitera que quelques ajustements. C’est la raison pour laquelle il est intéressant de basculer dès aujourd’hui vers la facturation électronique via une (future) PDP. Enfin, au sein du processus d’automatisation, il est important de prendre en compte la totalité des factures et de trouver le moyen d’automatiser les factures pour lesquelles il n’y a pas de bons de commande (EDF, télécom…).

Grégory Mignon : Aujourd’hui, il n’existe pas de PDP mais il y a des entreprises qui peuvent fournir des services tels que ceux que proposeront les PDP de demain.

Comment saisir les opportunités offertes par la réforme ?

Pascal Amilhat : Les projets de transformation impliquent de prendre en compte un ensemble de facteurs assez larges. Il faut notamment capturer les besoins des métiers, de la direction financière et de la direction des achats, ce qui complexifie le projet. D’où l’importance de se faire accompagner par un cabinet expert dans le domaine du P2P. Il est également essentiel de pouvoir s’appuyer sur une direction de projet solide, qui soit capable de prendre des décisions, de retravailler le processus P2P en ayant connaissance de meilleures pratiques, et enfin, d’accompagner le changement. En effet, la transformation du processus comptable va impacter différents acteurs dans l’entreprise (comptables, métiers, etc.) et le déploiement de ce processus implique d’avoir une gestion du changement appropriée pour chacune de ces personnes. Enfin, dès lors que le projet est une réussite, les bénéfices sont immédiats, dès la mise en production. Des résultats qui d’ailleurs vont encore être améliorés dans les années qui viennent. Cela sera par exemple le cas pour la direction achats qui devrait ainsi améliorer la qualité de ses catalogues fournisseurs, la mise sous contrôle de ses fournisseurs ou encore l’optimisation de ses dépenses ; la direction comptable et financière pour sa part sera sur un schéma d’amélioration continue de son processus avec ses comptables.

Grégory Mignon : La mise en place de la facturation électronique implique par ailleurs de choisir entre plusieurs acteurs : un opérateur de dématérialisation (OD), une plateforme partenaire de dématérialisation (PDP) ou le portail public de l’Etat (PPF).

Véritable gage de sécurité, la PDP est reconnue par l’Etat via une immatriculation délivrée à la suite d’un audit. Elle pourra transmettre les factures, après avoir effectué des contrôles de conformité, aux destinataires, à d’autres PDP et au portail public de facturation (PPF) ainsi que les flux e-invoicing et e-reporting (Agrégation des transactions hors France et les transactions BtoC).  Par ailleurs, elle sera en capacité de recevoir et retourner exhaustivement et automatiquement les statuts du cycle de vie de la facture provenant et vers les autres PDP et le PFF. De plus, une PDP aura la capacité de mettre à jour l’annuaire officiel pour le compte de ses clients contrairement à un OD qui ne pourra que le consulter. Enfin, une PDP pourra aussi proposer des services complémentaires de gestions optimisée pour les entreprises, comme le paiement fournisseur, la gestion de la relance clients, la génération des écritures comptables etc…)

A l’inverse, l’OD (opérateur de dématérialisation), qui ne sera pas immatriculé, pourra transmettre les factures à leurs destinataires via le PPF ou interagir via une PDP.

Les entreprises devront donc se positionner en fonction de ce qu’elles attendent d’une PDP ou d’un OD. Nous conseillons notamment de choisir un partenaire qui propose une panoplie complète de services, donc soit une PDP soit un OD qui interagit avec les PDP pour fournir un maximum de services et notamment la délégation pour récupérer les factures en lieu et nom du client et/ou de les émettre.

Pascal Amilhat : Pour les grandes entreprises, il est également important d’avoir un contrôle de toute la chaîne. Aujourd’hui, dans notre compréhension de la réforme 2024, ce sont vraiment les PDP qui auront cette capacité de contrôler complètement tous les aspects de l’émission, de l’e-reporting et de la gestion du cycle de vie de la facture. Cela peut donc faire du sens pour une grande entreprise de s’appuyer plutôt sur une PDP.

Grégory Mignon : Pour le moment, nous ne connaissons pas la tarification des services des PDP et des OD. Certaines PDP pourront d’ailleurs adapter leurs tarifs pour s’adapter aux petites et moyennes entreprises. Pour les entreprises qui hésitent, mieux vaut choisir une PDP car nous savons ce qu’elles feront, ce qui n’est pas le cas pour les OD.

L’anticipation, facteur clé d’une transition en douceur vers la facturation électronique

Pascal Amilhat : L’offre Basware s’appuie sur un réseau d’échanges documentaires, nous proposons donc à nos clients d’émettre, d’échanger et de recevoir des bons de commande et/ou des factures, et ce dans le monde entier. Dans ce réseau, nous gérons la conformité pays par pays (archivage légal en fonction de la réglementation de chaque pays, modèle Clearance, etc.). Pour un client Basware, la transition sera donc très simple. Ce dernier étant déjà connecté sur notre réseau et bénéficiant déjà des interopérabilités avec d’autres futures PDP, la mise en conformité avec la réglementation sur la facturation électronique se fera en quelques jours seulement et sans changement structurant. Le changement sera surtout au niveau tarifaire car le système proposé par l’administration implique une multiplication du nombre de transactions, des changements au niveau de l’archivage et la transmission de l’e-reporting. Pour une entreprise qui a déjà fait sa transformation, le changement sera donc simple. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle nous conseillons aux entreprises d’anticiper pour, a minima, avoir un processus de réception de facture qui soit prêt dès maintenant pour juillet 2024.

Grégory Mignon : La bascule pour nos clients existants sera en effet transparente. Nous allons nous occuper de mettre à jour notre plateforme. Pour répondre aux exigences imposées aux futures PDP, il nous revient notamment d’adapter la manière dont nous transmettons les informations à un fournisseur ou un client. Anticiper sur les obligations réglementaires permet de bénéficier dès aujourd’hui des atouts de la dématérialisation, pouvoir traiter les flux hybrides par la suite, puis de basculer en douceur et en temps voulu vers la facturation électronique à partir de 2024. Cette période de transition va permettre aux utilisateurs de découvrir sereinement la façon dont on travaille avec les flux numériques. Enfin, l’anticipation permet de se faire mieux accompagner dans la conduite du changement. Il faut embarquer l’opérationnel et les métiers dans le projet.

Pascal Amilhat : Si les entreprises s’imaginent qu’elles devront fournir un effort important pour se mettre en conformité, à la clé, elles bénéficieront néanmoins de nombreuses améliorations. Une fois que le travail d’automatisation sera fait, outre les bénéfices en termes d’efficacité que cela génère au niveau des équipes comptables, cette réforme contribuera à renforcer le contrôle de la trésorerie des entreprises.

Grégory Mignon : Elles pourront en effet réaliser des prévisions de trésorerie beaucoup plus fiables car elles s’appuieront sur des analyses de données temps réel. In fine, elles amélioreront leur compétitivité ainsi que l’image qu’elles véhiculent auprès de leur écosystème.