Alors que la réforme sur la facturation électronique pose de nombreux défis aux entreprises, l’éditeur de solutions de dématérialisation Basware se met en ordre de marche pour les accompagner dans leurs démarches en la matière, et se prépare à l’obtention de l’immatriculation pour devenir plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
Michaël Aubry, consultant avant-vente chez Basware
La mise en œuvre de la réforme sur la facturation électronique soulève différents enjeux dans les entreprises. Parmi les plus importants, les organisations vont notamment devoir statuer sur le choix de la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Un choix d’autant plus difficile que plusieurs acteurs de la dématérialisation ont fait savoir leur volonté de devenir PDP et mettent en place les démarches nécessaires à l’obtention de l’immatriculation en tant que telle. Alors qu’elles auront le choix entre plusieurs PDP, il est important que les entreprises définissent préalablement les critères sur la base desquels elles sélectionneront leur plateforme. Elles vont notamment devoir statuer sur l’étendue qu’elles entendent donner à leur projet de passage à la facturation électronique. En effet, au-delà de leur mise en conformité avec la réglementation, cette réforme est également l’occasion de digitaliser et d’optimiser tous les processus liés à la chaîne procure-to-pay. Dans le cadre de leur mise en conformité, les entreprises ont par ailleurs un rôle à jouer auprès de leurs fournisseurs, et notamment des plus petits d’entre eux. Il leur revient en effet de les accompagner pendant la période transitoire et ce, jusqu’à la date butoir de 2026 à laquelle ils devront également émettre des factures électroniques. Enfin, pour les entreprises dont les échanges commerciaux s’étendent à l’international, cette mise en conformité doit être envisagée à l’échelle mondiale. En matière de facturation électronique, la France n’est en effet pas un cas isolé. Des pays d’Amérique latine et d’Europe, à l’instar du Brésil et de l’Italie, ont déjà mis en œuvre leur réforme en la matière. « Tous ces enjeux vont ainsi conditionner le choix de la PDP des entreprises, d’où la nécessité de bien définir le cahier des charges et les objectifs de son projet en amont, précise Michaël Aubry, consultant avant-vente chez Basware.
Basware se positionne en qualité de future PDP
Pour accompagner les entreprises face à tous ces enjeux, Basware s’engage à ce que sa solution de facturation électronique soit conforme aux exigences réglementaires françaises et internationales en la matière. « Nous mettons actuellement tout en œuvre pour recevoir l’immatriculation PDP, poursuit Michaël Aubry. Nous avons une équipe qui travaille exclusivement sur la conformité mondiale et qui comprend une cellule dédiée à chaque pays qui, comme pour la France, annonce une nouvelle réglementation sur la facturation électronique. D’autre part, nous sommes membre actif du groupe de coordination de la FNFE (Fédération nationale de la facturation électronique) et participons activement aux groupes de travail organisés par la DGFiP. » Un investissement grâce auquel Basware est informé en permanence sur les mises à jour du cahier des charges et de la roadmap liés à cette réforme, ou encore sur les changements au niveau de la régulation. « De cette manière, nous sommes davantage en capacité de comprendre les éventuelles difficultés et changements à venir et d’adapter en conséquence notre plateforme de facturation électronique, souligne Michaël Aubry. C’est également pour nous assurer de notre conformité avec la réglementation que nous travaillons avec KPMG France, un partenaire Basware de longue date. » A ce jour, Basware répond à plusieurs prérequis exigés par la réglementation pour être immatriculé PDP, dont celui sur la transmission des flux de facturation.
A cet effet, et afin que sa plateforme soit conforme aux exigences réglementaires de chaque pays et puisse se connecter avec les différents portails publics (l’équivalent du portail public français, le PPF), Basware s’appuie sur un réseau de plus de 220 partenaires en France et l’international (incluant des futurs PDP en France ou leurs équivalents à l’étranger). « Ce réseau d’interopérabilité fait partie de notre ADN, poursuit Michaël Aubry. Il nous permet déjà de travailler avec d’autres fournisseurs de plateforme de dématérialisation en France, mais aussi à l’étranger, y compris dans les pays où la réglementation sur la facturation électronique est effective, comme en Italie. Il nous permet également de faire bénéficier aux entreprises qui s’appuient sur notre plateforme du réseau de fournisseurs référencés par chacun de nos partenaires. »
D’autre part, Basware est également en mesure de suivre les flux de facturation qui transitent vers sa plateforme, autre exigence pour être PDP. « Il nous suffira juste de mettre à jour notre plateforme avec les exigences du gouvernement sur le cycle de vie des factures, précise Michaël Aubry. Il en sera de même pour notre annuaire et les obligations d’e-reporting. Ces mises à jour devraient être effectives courant du premier semestre 2023. »
Un prestataire pour tous les flux de facturation
Au-delà de l’obtention de son immatriculation en qualité de PDP, la valeur ajoutée de Basware repose également sur sa capacité à accompagner les entreprises dans l’automatisation et l’optimisation de toute leur chaîne procure-to-pay. « Nous accompagnons les entreprises dans la digitalisation de leurs factures depuis l’acquisition jusqu’à leur traitement, en passant par leur intégration en comptabilité », rappelle Michaël Aubry. Il s’agit d’ailleurs d’un savoir-faire historique pour Basware, qui opère sur le marché de l’émission et de la réception de factures électroniques, ainsi que sur le processus P2P depuis près de 40 ans. Pour tenir informées les entreprises sur le sujet et les accompagner dans leur propre mise en conformité, Basware a mis en place un espace dédié à la facturation électronique sur son site internet : www.basware.com/fr-fr/conformite/facturation-electronique-2024-en-france/.
Questions à Christophe Apercé, directeur financier chez Vinci Energies, et à Samuel Tickner, digital invoice process manager chez Vinci Energies
Pouvez-vous nous présenter Vinci Energies et les enjeux liés à sa transformation numérique ?
Christophe Apercé : Vinci Energies est une filiale du groupe Vinci. Nous sommes présents dans 57 pays et la gestion du groupe se fait de manière décentralisée avec la présence de 1 800 business units qui permettent un maillage géographique et une proximité client très dense. Une des caractéristiques de notre modèle de gestion décentralisée s’articule autour de la présence d’un ERP quasi unique dans le groupe qui s’interface avec tous nos outils opérationnels.
Samuel Tickner : En 2016, Vinci Energies a souhaité rationaliser et optimiser ses outils informatiques, dont les outils de facturation. Nous souhaitions remplacer l’opérateur existant pour répondre aux différentes exigences légales, en particulier à Chorus Pro, et dématérialiser les flux de facturation intragroupe ainsi que nos commandes.
Comment s’est déroulée la transformation digitale de la fonction finance de Vinci Energies ?
Samuel Tickner : Notre partenaire de longue date Accenture nous a accompagnés dans le choix de Basware comme outil de dématérialisation des factures fournisseurs et clients, le cadrage du projet et la conduite du changement. Toutes les parties prenantes au projet (la DSI, les achats, les opérationnels, les financiers) ont été invitées à participer à sa mise en place, afin notamment de définir un modèle pour qu’ensuite cette solution soit la plus adaptée possible à nos différents métiers.
Quels sont bénéfices de ce projet ?
Samuel Tickner : En 2022, nous aurons échangé 5 millions de factures via les services de facturation électronique de Basware et ce, dans 25 pays. Basware permet de recevoir les factures en entrée des fournisseurs Vinci Energies et ce, quel que soit le format (papier, PDF, factures électroniques…), de les contrôler, de les archiver et de les envoyer dans notre ERP. Egalement, côté client, la solution Basware reçoit les factures de Vinci Energies, en crée une image facture et les archive tout en les déployant ensuite aux clients de Vinci Energies dans le format attendu. Côté achats, la solution e-Order de Basware envoie également aux fournisseurs de Vinci Energies les demandes d’achats électroniques.
Christophe Apercé : Au-delà du gain de temps et de la rationalisation des coûts, notre service finance/achat a gagné en efficacité. Les règlements clients et fournisseurs sont mieux maîtrisés et l’archivage fiscal est facilité. Nous avons également amélioré nos relations avec nos partenaires commerciaux grâce à des commandes et confirmations de commandes automatisées. Enfin, nous avons considérablement réduit notre consommation, ce qui contribue à la réduction de notre impact environnemental.
