La réforme de la facture électronique impose aux entreprises l’échange de factures dans des formats composés de données structurées (XML CII, UBL ou Factur-X). Pour accompagner les entreprises dans cette transformation, des acteurs proposent des solutions de dématérialisation des factures et de digitalisation des processus pour lesquelles l’ajout de l’intelligence artificielle accélère l’automatisation et apporte de nombreux bénéfices.
L’IA renforce l’efficacité des processus
L’IA contribue déjà à l’amélioration des traitements. En effet, avec ses capacités d’apprentissage, l’IA peut reconnaître différents formats de documents et extraire mais aussi analyser les données des factures et des documents associés. Dotée d’algorithmes performants, l’IA peut effectuer des contrôles qui vont permettre de détecter d’éventuelles incohérences, des doublons, voire des fraudes potentielles. Autre exemple, en analysant un historique de données relatives au paiement ou à la facturation, l’IA peut établir un scoring client ou fournisseurs. Il est alors possible de mieux anticiper les risques d’impayés (optimisation du DSO), ou d’estimer la fiabilité des fournisseurs. De plus, en surveillant des référentiels (documents, coordonnées ou contacts), l’IA pourrait réaliser une gestion dynamique des référentiels, suggérant ou effectuant des mises à jour automatiques, assurant ainsi une optimisation de la qualité des données.
L’intégration de l’IA au sein de la chaîne de facturation permet également de moderniser l’automatisation traditionnelle en la rendant plus rapide et plus intelligente. Avec l’IA, la pertinence et la rapidité des rapprochements sont ainsi améliorées : en étant capable d’associer automatiquement bons de commande, réceptions et factures (three-way matching), l’IA réduit les potentielles erreurs humaines tout en accélérant les processus. Par ailleurs, l’IA peut optimiser l’efficacité des processus en analysant l’historique des traitements, voire en choisissant les circuits de validation les plus adaptés. De la même manière, apprenant des ajustements passés, l’IA pourra procéder automatiquement aux imputations les plus pertinentes, adaptées aux spécificités métiers et applicatives de chaque direction financière.
L’IA accompagne les métiers
En ce qui concerne les interfaces des solutions, l’IA permettra d’offrir une expérience simplifiée, pertinente et sur mesure aux équipes métiers, au travers d’une personnalisation de l’environnement de travail aux besoins de chaque utilisateur. Par ailleurs, les équipes comptables pourront prochainement compter sur l’assistance de chatbots enrichis. Toujours plus intelligents, ces assistants virtuels peuvent comprendre les demandes et proposer des réponses adaptées. Si l’on y ajoute la contextualisation issue d’un historique de données, de conversations ou de décisions, alors l’IA devrait également être en mesure, à terme, d’anticiper des besoins ou de faire des suggestions intelligentes avec des e-mails de relance personnalisés, des réponses prérédigées...
D’autre part, alors que la pertinence d’une IA réside pour beaucoup dans le pool de données disponibles pour assurer son apprentissage, la mutualisation des données de factures avec celles issues d’autres référentiels sera la clé du développement de futurs services à valeur ajoutée. Avec un grand nombre de données disponibles et actualisées en temps réel, et un accès à des historiques, l’IA pourra analyser des tendances, et modéliser des scénarios, générer des recommandations (par exemple anticiper les besoins en réapprovisionnement ou optimiser les stocks) et proposer des dashboards intelligents aidant à d’éventuelles prises de décision (gestion du BFR, investissements…).
L’IA se met au service de la relation clients et fournisseurs
Au-delà de l’amélioration du quotidien des équipes métiers, l’IA va également jouer un rôle important dans celle de la relation clients-fournisseurs. Tout d’abord, côté relation clients, l’analyse des transactions de paiement par l’IA permettra d’anticiper d’éventuels impayés et envoyer des relances personnalisées donc plus efficaces. Ensuite, du côté de la relation fournisseurs et sur la base d’un historique (retards de paiement, mots-clés dans les conversations…), l’IA pourrait devancer de potentiels litiges ou même proposer des solutions contextualisées, facilitant ainsi leur résolution rapide. Et finalement, les factures étant au format numérique, elles deviennent des vecteurs de communication. Il est ainsi possible d’enrichir leur contenu avec des messages personnalisés. « Ainsi, fort de capacités de reconnaissance, d’interprétation, d’analyse, et d’automatisation, l’ensemble de la chaîne de facturation est en voie d’“augmentation” grâce à l’IA, conclut Florent Faguer, responsable marketing – solutions paiements de Tessi. Un grand nombre de cas d’intégration de l’IA sont aujourd’hui à l’œuvre ou annoncés, cependant les plus innovants restent encore à être inventés. En s’intégrant à chaque phase du cycle de facturation, de la préparation au suivi, l’IA peut offrir de nombreux bénéfices. On se rend compte toutefois que face aux cas complexes et aux exceptions, l’humain reste nécessaire. A ce titre, l’IA doit rester “un outil au service des directions financières” aidant au rôle toujours plus central de celles-ci au sein des organisations. »
Questions à… Florent Faguer, responsable marketing – solutions paiement chez Tessi
Quels sont les défis soulevés par la réforme sur la facturation électronique ?
La réforme de la facture électronique offre de nombreuses opportunités aux entreprises qui doivent néanmoins relever des défis de taille, dont un plus impactant que les autres : la mise à jour de leurs référentiels, une étape incontournable pour assurer des flux de facturation conformes.
Pour rappel, un projet de passage à la facture électronique n’est pas qu’une simple adaptation comptable complétée d’un raccordement technique. Pour réussir cette transition, l’entreprise doit préparer sa mise en conformité et ensuite évaluer ses besoins, pour in fine choisir sa solution cible et la déployer ; une démarche qui va mobiliser de manière transverse tous les départements.
En quoi la qualité des référentiels de données est-elle au cœur de cette réforme ?
La première étape du projet de mise en conformité avec la réforme consiste à réaliser un état des lieux approfondi de l’existant : cartographie des systèmes, analyse des pratiques de facturation et de l’état des référentiels. Ces derniers regroupent les informations sur les clients, fournisseurs et autres tiers, des données qui se tiennent au cœur de la réforme. En effet, avec l’introduction des PDP et de l’annuaire dans le dispositif, les flux échangés doivent respecter des normes strictes en termes de formats et de contenu. Or actuellement, il arrive de constater des erreurs dans les factures, notamment concernant les informations de Siret et Siren ou les numéros de TVA intracommunautaire. Des études révèlent même que de 30 à 50 % des référentiels actuels sont incomplets (et encore plus lorsqu’il s’agit de clients internationaux).
Quels pourraient être les impacts de référentiels erronés ?
Si ces imprécisions étaient jusqu’alors tolérées, une mauvaise gestion des référentiels aura, à partir de septembre 2026, des conséquences importantes. En entraînant un plus grand nombre de rejets ou de refus, celle-ci va créer des retards qui vont impacter directement la trésorerie, réduisant la capacité d’investissement des entreprises. De plus, des mauvais processus de facturation et de paiement peuvent nuire aux relations avec les clients et les fournisseurs jusqu’à créer des litiges, compromettant la confiance et la collaboration.
En conclusion, la mise en qualité des données et leur maintien à jour en continu sont essentiels. Les entreprises doivent initier une réflexion approfondie sur la gouvernance des données et mettre en place une organisation interne adaptée. Elles ne doivent pas hésiter à se faire accompagner par des partenaires tels que Tessi, capables de les aider dans leur mise en conformité.
Florent Faguer a rejoint le groupe Tessi en 2021 où il est en charge de la promotion de Digital Invoice by Tessi, plateforme de dématérialisation des factures et de digitalisation des processus. Tessi fait partie des acteurs immatriculés plateformes de dématérialisation partenaires (PDP).
