Par Mehdi Caussanel-Haji, avocat associé, et Olivia Houy-Boussard, avocate, Barthélémy Avocats

1. Les documents accessibles pour un contrôle Urssaf

En application de l’article R. 243-59 du Code de la sécurité sociale, l’entreprise contrôlée est tenue de mettre à la disposition des agents de l’Urssaf tous documents et de permettre l’accès à tout support d’information demandé par ses agents comme nécessaires à l’exercice du contrôle.

L’avis préalable au contrôle doit faire état de l’existence d’un document intitulé « Charte du cotisant contrôlé » laquelle apporte des précisions en matière d’investigation sur support dématérialisé. En effet, lorsque les documents et les données nécessaires sont dématérialisés, l’agent chargé du contrôle peut après information écrite du cotisant procéder aux opérations de contrôle par la mise en œuvre de traitements automatisés et en ayant recours au matériel informatique utilisé par l’entreprise avec l’aide d’un opérateur habilité pour réaliser les opérations sur ce matériel.

L’entreprise dispose d’un délai de 15 jours pour s’opposer par écrit à la mise en œuvre des traitements sur son matériel.

Dans ce cas, selon l’Urssaf, l’entreprise a le choix :

– soit de mettre à la disposition de l’agent Urssaf les copies des documents, données et traitements nécessaires à l’exercice du contrôle, ces copies étant établies sur des fichiers informatiques répondant aux normes définies par l’agent chargé du contrôle ;

– soit de prendre en charge directement tout ou partie des traitements automatisés et dans ce cas l’agent chargé du contrôle indique à l’employeur les traitements à réaliser, les délais accordés pour les effectuer ainsi que les normes des fichiers pour les résultats attendus.

A défaut de réponse de l’employeur dans le délai de 15 jours, l’agent Urssaf procède aux opérations de contrôle par la mise en place de traitements automatisés sur le matériel de l’entreprise avec l’aide d’un utilisateur habilité par l’entreprise.