Depuis 2019, Agapes Restauration a dématérialisé ses notes de frais, ses factures clients et ses factures fournisseurs. Trois projets menés successivement qui lui ont permis de passer un cap en matière de suivi de ses dépenses.
Le recours au télétravail rendu obligatoire par la crise n’a pas affecté la manière dont Agapes Restauration traite ses factures depuis maintenant un an. Cette continuité d’activité sans accroc, la direction financière la doit au vaste chantier informatique entamé il y a quatre ans. A l’époque, le groupe (690 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2019), qui détient sept enseignes dont Flunch et Pizza Paï, 380 restaurants et 10 500 collaborateurs, choisit d’entreprendre un grand virage technologique pour sa fonction finance. Alors qu’il utilisait de nombreux programmes informatiques « maison », le groupe voulait utiliser des outils plus modernes afin de mieux suivre ses dépenses.
Des notes de frais directement intégrées dans l’ERP
Pour entamer cette transition, Agapes Restauration a commencé en 2019 par digitaliser ses quelque 3 800 notes de frais annuelles. 260 sites et 720 collaborateurs sont alors concernés par le projet. « Notre processus de suivi des notes de frais était très manuel et nous prenait beaucoup de temps, déplore Jean-Luc Billaut, chef de projet finance chez Agapes Groupe. Les notes de frais papier passaient de valideur en valideur, et nous ne pouvions pas les tracer. » Après avoir lancé un appel d’offres auprès de plusieurs éditeurs, Agapes Restauration choisit l’application sur téléphone Expenseit de SAP Concur en 2018. Directement relié à l’ERP comptable du groupe, cet outil est mis en place en cinq mois. « Nous sommes passés d’un processus 100 % manuel à un processus entièrement digitalisé, se félicite...
