Trop longues, trop nombreuses, peu utiles… Les réunions représentent souvent un coût non négligeable pour les entreprises. Afin de réaliser des économies, elles disposent de plusieurs leviers : accroître l’efficacité des réunions, et optimiser les coûts liés aux déplacements des salariés.
Les économies ne sont pas forcément là où on les attend. En effet, alors que les dirigeants et les directeurs financiers cherchent des leviers à activer pour réduire leurs coûts opérationnels, rares sont ceux qui pensent aux réunions tenues dans leur entreprise. Pourtant, le gisement d’économies est significatif. «Nous estimons que si 200 personnes tiennent chaque semaine une réunion de deux heures, cela représente un coût annuel d’environ 1 million d’euros», explique Antoine Dorin, responsable marketing de Perfony, éditeur de logiciel spécialisé sur le sujet. Certes, ces réunions peuvent être importantes pour le développement de l’entreprise, mais tel n’est pas systématiquement le cas. «En outre, alors que pour d’autres postes de dépenses avec des montants bien moindres, les entreprises mettent en place des indicateurs de suivi, elles ont très peu de visibilité sur le coût induit par leurs réunions», explique Antoine Dorin.
Piloter les frais de déplacements
Ce manque d’informations est d’autant plus problématique qu’au sein de grands groupes qui disposent de plusieurs centres de décision éloignés les uns des autres, le coût des réunions ne se calcule pas seulement grâce au salaire horaire de chacun des participants, mais également en ajoutant les notes de frais relatives à leurs déplacements. Billets d’avion ou de train, courses de taxi, nuitées d’hôtel… autant de frais qui peuvent rapidement faire grimper la facture pour l’employeur. Face à ce constat, les entreprises tentent de réduire les déplacements de...
