Le spécialiste de la décoration des sols et des murs, Saint-Maclou, a décidé il y a un an de moderniser sa gestion des notes de frais. Le réseau de magasins a mis en place un outil qui dématérialise tout son process, permettant ainsi au service comptable de gagner du temps sur le traitement des justificatifs.
Gain de temps de traitement, dépenses professionnelles mieux encadrées, remboursements plus rapides… la gestion des notes de frais de l’enseigne du groupe Mulliez, Saint-Maclou (environ 260 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2021), vient d’être totalement digitalisée.
Il faut dire que le réseau de 145 magasins et 1 500 salariés disposait, il y a quelques mois encore, d’un système de traitement de ses 4 000 notes de frais annuelles (de déplacement, de restauration, et de formation) très manuel et assez lourd. « La gestion de nos dépenses professionnelles était archaïque, avoue Pierre Helleboid, chef de projet financier et RH chez Saint-Maclou. Les salariés devaient saisir sur Excel la liste de leurs dépenses et l’imprimer. Une à trois personnes venaient ensuite s’assurer du bien-fondé de la demande, contrôler que la dépense ne dépasse pas le plafond autorisé, etc., puis les comptables devaient saisir la dépense dans notre outil comptable. Les justificatifs étaient enfin transmis au siège qui les archivait en version papier. » Ces étapes prenaient du temps. « Si tout se passait bien, les salariés étaient remboursés entre 2 à 3 semaines après leur dépense, indique Pierre Helleboid. Mais dans la majorité des cas, il manquait un justificatif et les délais étaient plus longs. »
Expensya automatise l’ensemble des frais professionnels
- Créé en 2014, l’éditeur Expensya compte environ 5 000 clients entreprises, de toutes tailles, dont 80 % en France. « Notre offre s’articule autour de quatre grands axes, qui couvrent l’ensemble des frais professionnels : les notes de frais, les dépenses auprès des agences de voyages, les déplacements quotidiens (forfait mobilité durable) et la carte de paiement virtuelle (ou physique) pour les salariés qui ont beaucoup de frais », détaille Karim Jouini, co-fondateur d’Expensya.
Un système d’alerte automatique
Conscient des lacunes de son organisation, le groupe décide, en mars 2021, après plusieurs mois de réflexion, de mettre en place un outil moderne et choisit la solution d’Expensya. Celle-ci est...
