La gestion des éco-contributions pose de réelles difficultés aux entreprises, la maîtrise de la conformité embarque plusieurs directions sans pour autant, au regard de la matérialité de l’enjeu financier, pouvoir en faire un processus transverse à part entière. C’est particulièrement vrai pour les intermédiaires mettant sur le marché des produits importés ou agissant en tant que place de marché.

Quels sont les risques auxquels l’entreprise est exposée ?

Les grands producteurs sont en première ligne, avec l’obligation de calculer et facturer de manière appropriée à leurs clients ces montants. Même si les principes se complexifient, ils sont les mieux armés pour répondre aux obligations : ils ont la main sur la composition des produits, ils sont souvent positionnés sur un nombre limité de schémas d’éco-contributions. Leur enjeu pourra sans doute être de maîtriser les mécanismes d’incitation à une production plus responsable qui deviennent de plus en plus complexes et pourront à terme représenter un avantage compétitif.

Il n’en va pas de même pour les intermédiaires, que ce soient les importateurs, les grossistes ou les distributeurs qui devront souvent gérer une complexité grandissante :

– tous doivent faire face à une complexification et un élargissement des schémas d’éco-contribution, avec des règles hétérogènes et pas toujours stabilisées, et des barèmes qui évoluent continuellement ;

– pour ceux qui importent, il leur appartient de collecter les informations détaillées pour déterminer la classification des produits dans les différents barèmes, par exemple le poids, les matières présentes… Obtenir des informations fiables des fournisseurs n’est pas toujours aisé ; surtout avec des schémas logistiques comme le « dropshipping » dans lesquels le distributeur ne voit pas le produit passer dans ses entrepôts ;

– pour ceux qui distribuent, ils doivent respecter le principe de neutralité sur leur marge des produits pour lesquels ils ne sont pas metteurs sur le marché, tout en facturant l’éco-contribution appropriée à leurs clients. Comment assurer la traçabilité entre les éléments facturés par le fournisseur et ce qui est facturé au client final, avec des barèmes qui évoluent potentiellement chaque année ? Et comment traiter les marques propres ?

– les places de marché, en très fort développement, ont désormais des obligations étendues par rapport à leurs « vendeurs », ces derniers n’étant pas forcément équipés pour respecter leurs obligations ;

– enfin, ceux qui sont confrontés aux consommateurs finaux sont également responsables souvent de l’affichage de ces éco-contributions dans leurs prix. Comment en assurer la qualité et justifier des « bonus » affichés en cas de contrôle ?

Certes, aujourd’hui ces risques ne sont pas systématiquement adressés par les entreprises car leurs conséquences financières sont encore peu significatives. Cependant, au moment où l’économie circulaire devient un des cinq objectifs environnementaux au regard desquels la durabilité des entreprises est évaluée, ces dernières vont devoir s’emparer du sujet si elles ne veulent pas courir un risque réputationnel fort.

Comment se protéger ?

En premier lieu, il est important de mettre en place une approche transverse de ces éco-contributions, qui passera par la mise en place d’une gouvernance regroupant a minima :

– la finance et/ou la fiscalité qui sont souvent en charge des déclarations ;

– la direction en charge des référencements produits, qui devra s’assurer que les informations nécessaires aux déclarations sont disponibles et de qualité suffisante ;

– la supply chain et/ou la logistique, pour s’assurer que les flux à déclarer sont maîtrisés ;

– le juridique lorsqu’il est en charge de la veille sur les obligations ;

– et enfin la direction informatique pour pouvoir assurer une gestion efficace des données.

Cette gouvernance sera à même d’organiser la veille sur les évolutions réglementaires, ou de business model, et de s’assurer que les processus et outils répondront aux évolutions.

En second lieu, il faut industrialiser les processus autant que possible, par exemple :

– en capturant les informations produits critiques au moment du référencement ou du changement de l’un des éléments critiques de la fiche produit. Cela peut passer par la mise en place obligatoire du renseignement de ces informations dans les fiches produits ;

– en ayant des mécanismes de calculs et de mise à jour de ces éco-contributions qui prennent en compte les évolutions des barèmes, en évitant de renseigner des montants en euro dans les fiches produits et en favorisant la mise en place de tables de barèmes ;

– en sécurisant les processus d’extraction des flux à déclarer, et en évitant la multiplication de fichiers Excel sources d’erreur. Cela peut passer par exemple par des outils externes data qui permettent de fournir une piste d’audit de l’ensemble des traitements de données effectués.

L’industrialisation des processus passerait idéalement par l’adaptation des systèmes d’information source, mais l’enjeu ne permet souvent pas de mettre ces développements en priorité. Les solutions de contournement existent, notamment grâce à des outils de traitement structuré de la donnée.

En troisième lieu, il faut mettre en place des contrôles appropriés :

– dans les processus de collecte des caractéristiques produits, par exemple en ayant des contrôles de complétude et de cohérence sur les éléments renseignés dans les fiches produits ;

– dans le processus déclaratif, pour s’assurer notamment de la piste d’audit des déclarations et de l’exactitude des données renseignées.

La mise en place de cet environnement de contrôle permettra d’éviter la remise en cause des déclarations alors que les contrôles diligentés par les éco-organismes s’intensifient.

C’est sans doute le bon moment pour les entreprises de faire un diagnostic 360 de leurs obligations, incluant les aspects réglementaires, les aspects de gouvernance et les processus.