Alors que les échéances de la réforme sur la facturation électronique se rapprochent, Pitney Bowes met son expertise à disposition des entreprises et propose une solution éprouvée pour faciliter leur mise en conformité.
Lucas Pantarotto, responsable national du développement commercial chez Pitney Bowes
L’ordonnance du 15 septembre 2021 prévoit la généralisation de la facturation électronique entre les entreprises françaises assujetties à la TVA et la transmission des données de transaction à l’administration fiscale, de manière progressive à partir de 2024 jusqu’en 2026. Dès juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir et traiter des factures électroniques. Si certaines entreprises, et en particulier les plus grandes, sont en avance de phase sur leur mise en conformité avec la réglementation sur le sujet, d’autres au contraire ne perçoivent pas encore l’urgence de la situation ou préfèrent attendre que d’autres s’y essaient avant d’engager leurs propres projets. « Cependant, la majorité des entreprises sont conscientes des échéances à venir et de la complexité liée à la mise en œuvre de cette réglementation au sein de leur organisation, notamment d’un point de vue technique, mais également organisationnel, constate Lucas Pantarotto, responsable national du développement commercial chez Pitney Bowes. Elles ont ainsi toutes plus ou moins connaissance de la réglementation et de sa philosophie, mais ont néanmoins besoin d’en savoir davantage sur ses impacts et sur sa mise en place opérationnelle. » A cet effet, la plupart des entreprises commencent d’ailleurs à interroger leurs partenaires technologiques et notamment les éditeurs de logiciels de comptabilité ou de solutions de dématérialisation, les cabinets de conseils ou encore, les acteurs qui, comme Pitney Bowes traitent les factures et courriers papiers et ont par ailleurs développé des solutions de facturation électroniques.
Pitney Bowes accompagne les entreprises dans la transition vers la facture électronique
« Ce changement peut être délicat pour les entreprises, explique Lucas Pantarotto. C’est la raison pour laquelle nous proposons de les accompagner dans cette transition notamment au travers de notre solution Pitney Bowes Invoice Services. » Dans le cadre de cette solution, Pitney Bowes accompagne d’abord les entreprises dans une meilleure compréhension de cette réglementation et de ses objectifs, notamment en termes d’automatisation des déclarations. « Il s’agit d’un travail de pédagogie pour qu’elles comprennent bien les différents enjeux liés à cette réforme, précise Lucas Pantarotto. Nous leur expliquons également quelles sont les différentes technologies qu’elles vont pouvoir mettre en œuvre pour se mettre en conformité et leur présentons les typologies d’acteurs qui vont se positionner sur le sujet (éditeur d’ERP, prestataires de dématérialisation, etc.) et leurs principales différences. »
L’étape suivante consiste ensuite à expliquer aux entreprises quel est le périmètre des documents auxquels cette réforme s’applique ainsi que les différentes démarches à mettre en place pour se mettre en conformité et en particulier la nécessité d’identifier tous leurs cas d’usages en termes de flux de facturation. « Cette démarche est essentielle pour ensuite mettre en place dans l’outil les différentes règles métiers à appliquer en fonction du document concerné (tri, regroupement, réconciliation, validation, allotissement, etc.) », indique Lucas Pantarotto.
Enfin, Pitney Bowes met à la disposition des entreprises une solution qui permet de centraliser aussi bien la réception et le traitement des factures fournisseurs que l’envoi des factures clients quels que soient les formats et les protocoles de communication utilisés. Elles disposeront ainsi d’une visibilité sur l’ensemble de leurs factures. « Notre solution de facturation électronique est simple d’utilisation, prête à l’emploi, et permet de réaliser des économies sur les factures clients et fournisseurs dès aujourd’hui, poursuit Lucas Pantarotto. Conçue pour être conforme aux réglementations actuelles et futures, notre solution est fiable, sécurisée et éprouvée. Elle permet de prendre en compte les différents schémas de communication déjà en place dans l’entreprise et auxquels viendra s’additionner le portail public de facturation (PPF) en 2024. »
Un accompagnement global à la transformation digitale
En effet, aujourd’hui, pour traiter leurs factures clients et/ou fournisseurs, les entreprises s’appuient généralement sur plusieurs prestataires, outils et processus. Avec la réforme sur la facturation électronique, elles devront gérer un nouveau schéma de flux de facturation, pour certaines de nouveaux formats de factures, voire mettre en place une nouvelle solution. « Nous leur proposons donc de les accompagner dans cette période de transition en mettant à leur disposition une solution qui centralise la réception et l’émission de toutes leurs factures, précise Lucas Pantarotto. Notre logiciel définit comment et où doivent partir les factures. » Cette approche est d’autant plus importante à mettre en place que toutes les factures ne sont pas concernées par la partie e-invoicing de la réforme sur la facturation électronique. C’est notamment le cas des factures BtoC. D’autre part, la réforme ne traite que des factures. Or, différents documents (papiers ou électroniques) circulent dans l’entreprise en lien par exemple avec les processus de gestion du recouvrement de créances, les bulletins de paie, les courriers recommandés, etc. « En permettant aux entreprises de gérer l’ensemble de leurs flux documentaires avec leur écosystème, nous les accompagnons plus largement dans leur transformation numérique », conclut Lucas Pantarotto.
Questions à…Lucas Pantarotto, responsable national du développement commercial chez Pitney Bowes
Lucas Pantarotto est un ingénieur de formation et un expert en solutions de gestion documentaire. Sa connaissance approfondie des enjeux de la nouvelle loi française de 2024 en fait un acteur clé pour accompagner les entreprises dans leur transition vers la facturation électronique.
Que permet la technologie Pitney Bowes Invoice Services ?
Notre technologie permet une extraction précise des données de chaque facture entrante et sortante. Elle gère et produit de nombreux formats de facture structurés et non structurés, y compris PDF, Factur-X, EDI, etc. Des contrôles légaux et métiers sont effectués sur chaque facture garantissant ainsi aux entreprises la conformité réglementaire. Nous créons automatiquement les originaux fiscaux et effectuons l’e-reporting auprès de l’administration fiscale (portail public de facturation), protégeant ainsi les entreprises de toutes amendes potentielles liées à la non-conformité. Nous réduisons immédiatement le temps et les coûts de traitement des factures tout en contribuant à libérer les équipes comptables de la saisie manuelle et des tâches répétitives et chronophages. Nous aidons également les entreprises à réduire les erreurs liées au traitement manuel, tout en prévenant la fraude.
En quoi cette solution est-elle avantageuse en amont de l’entrée en vigueur de la réforme ?
Avec notre solution qui s’intègre facilement avec les ERP, les systèmes et processus existants, les entreprises peuvent d’ores et déjà réduire jusqu’à 90 % le coût de traitement de leurs factures entrantes et sortantes et jusqu’à 30 % leur temps de traitement. Elles économisent ainsi en moyenne 6 euros HT par facture sortante et 9,80 euros HT par facture entrante par rapport à un traitement manuel des factures. Elle contribue également à augmenter la productivité et l’efficacité opérationnelle des équipes comptables grâce à des règles de rapprochement automatisé des factures/bons de commande/bons de réception et à des workflows de validation personnalisés. D’autre part, cette solution permet d’accélérer les paiements notamment en facilitant la résolution des litiges. Enfin, elle participe à l’amélioration de la satisfaction clients et fournisseurs, ainsi qu’à la démarche RSE des entreprises.
Quelle est la prestation de valeur de Pitney Bowes ?
Pitney Bowes dispose d’une expertise en matière de digitalisation des processus complexes, ainsi que de plus de 100 ans d’expérience dans le traitement des flux physiques, numériques et hybrides. Nous sommes donc en mesure d’offrir le meilleur non seulement en matière de dématérialisation des factures mais également pour tous les autres flux digitaux ou documents physiques de l’entreprise, l’accompagnant ainsi dans sa transition vers le digital.
