Option Finance : Quels sont les enjeux de paiement autour de l’open booking ?

Laurent Sautré : Tout l’enjeu pour l’entreprise consiste à récupérer les données relatives aux paiements des prestations voyages de leurs collaborateurs y compris lorsque la réservation est réalisée en «open booking», à savoir en dehors du circuit traditionnel préconisé par l’entreprise. Une démarche qui leur est nécessaire pour tracer et piloter les dépenses, optimiser les coûts liés au poste voyages d’affaires et sécuriser leurs collaborateurs en déplacement. Les moyens de paiement à la disposition des entreprises et de leurs collaborateurs, associés à des outils de reporting, sont aujourd’hui en mesure de leur restituer ces données, dès la réservation ou a posteriori, lors du traitement et de la validation de la note de frais.

Quels sont les moyens de paiement les plus appropriés à l’open booking ?

Laurent Sautré : L’entreprise dispose de différentes alternatives pour permettre de payer des prestations réservées en open booking et en assurer un suivi. Si elle souhaite laisser une certaine autonomie d’action à son collaborateur, elle peut s’appuyer sur les cartes corporate ou les cartes prépayées. Ces dernières permettent de payer tous les prestataires quels qu’ils soient, y compris les nouveaux entrants sur ce marché tels qu’Airbnb. L’entreprise aura alors une visibilité a posteriori sur les dépenses, lorsque le collaborateur réalisera sa note de frais. Le reporting des transactions proposé par les émetteurs de cartes corporate tel que BNP Paribas vient alimenter quotidiennement l’outil de gestion des notes de frais, permettant ainsi d’identifier la transaction, de la tracer voire d’en bloquer le remboursement (si elle n’est pas conforme avec la politique voyages).