Pour optimiser leur budget voyage, les entreprises ont tendance à se focaliser sur les coûts directs, comme le prix des billets de train ou les nuitées d’hôtel. Toutefois, la gestion des coûts indirects, comme le traitement des notes de frais et le temps de réservation, permet de faire des économies non négligeables.
Alors qu’un tiers des entreprises comptent augmenter leur budget voyage dans les trois prochaines années, d’après le baromètre européen 2016 d’American Express, l’optimisation des dépenses correspondantes reste un enjeu principal pour les directions financières. Pour réduire leurs frais, elles vont devoir cibler des «coûts cachés». En effet, le coût d’un voyage d’affaires ne réside pas uniquement dans le prix des déplacements et de l’hébergement, mais également dans l’ensemble des coûts de gestion qui peuvent lui être imputé. C’est le constat des professionnels du secteur qui ont ainsi identifié plusieurs «coûts indirects», pouvant être des sources d’économies potentielles.
Cibler les coûts cachés
Le traitement des notes de frais est généralement le premier type de coût mis en avant par les spécialistes. Valorisé en fonction du temps passé par les collaborateurs, le coût moyen d’une note de frais est de 53 euros et le temps consacré à sa création est de 20 minutes, selon une étude internationale du distributeur HRS et de la fondation GBTA. De plus, des erreurs de saisie seraient commises dans un cas sur cinq, ce qui implique un surcoût, lié aux corrections effectuées, de 48 euros en moyenne par note de frais. Par ailleurs, l’envoi manuel de ces documents entraîne de la fraude (frais anciens, réclamés plusieurs fois ou dépenses pendant le week-end) qui représente un montant non négligeable, puisque 12,8 % des frais analysés seraient potentiellement frauduleux.
La gestion de la réservation constitue...
