Engagées pour la plupart dans une politique de digitalisation de leurs processus financiers, les entreprises pourraient être tentées de simplifier l’organisation des assemblées générales, en dématérialisant notamment les feuilles de présence des actionnaires et leur signature. Si aucun obstacle ne semble s’opposer a priori à l’utilisation des procédés de signatures électroniques, certaines règles potentiellement génératrices de coûts s’imposent toutefois.
Par Anne-Laure Villedieu, avocat associé et Isabelle Prodhomme, avocat counsel, CMS Francis Lefebvre Avocats
La tenue de l’assemblée générale d’une société anonyme requiert, à peine de nullité des délibérations, l’établissement d’une feuille de présence de ses actionnaires, émargée par chacun des actionnaires présents et par les mandataires des actionnaires représentés. La feuille de présence doit non seulement permettre de calculer si le quorum prévu par la loi ou les statuts a été réuni, mais encore renseigner sur les participants. On en perçoit cependant les difficultés de mise en œuvre : l’établissement d’une feuille de présence émargée individuellement par chacun des participants peut s’avérer un exercice fastidieux et délicat dans les sociétés à l’actionnariat éclaté. L’évolution des techniques, et en particulier de signature, paraît à cet égard potentiellement bénéfique : gain de temps, automatisation du processus, diminution du nombre d’erreurs matérielles… Sur le plan technique, il s’agirait pour l’actionnaire de signer électroniquement une feuille de présence gérée également de manière électronique, par l’application d’une clé de chiffrage privée qui lui serait spécifique et après vérification de données personnelles d’identification (nom, prénom, nombre d’actions, etc.).
Si aucun obstacle ne semble s’opposer a priori à l’utilisation des procédés de signatures électroniques, qui conféreraient leur pleine valeur aux feuilles de présence, certaines réserves, potentiellement génératrices de coûts, doivent toutefois être formulées.
Des exigences formelles
Le format électronique de la feuille de...
