Face à la réglementation sur la facturation électronique, la maturité des entreprises est à géométrie variable. Pourtant, les échéances pour se mettre en conformité se rapprochent, accélérant leur nécessaire prise de conscience. Tout l’enjeu désormais pour les entreprises consiste à déterminer les contours de leur projet et les enjeux auxquels elles entendent répondre, pour faire le bon choix de technologie.
Alexis Hartmann, VP France et UK de Basware
Dans une grande partie des PME et des ETI, les process de gestion des factures sont encore manuels et sous format papier. Du côté des grandes entreprises, elles sont nombreuses à avoir mis en place des processus de scannérisation des factures. Pour autant, très peu pratiquent déjà la dématérialisation fiscale de ces factures et du chemin reste à parcourir pour qu’elles soient en mesure de répondre à l’ensemble de leurs obligations en termes de facturation électronique.
Malgré le manque de maturité des entreprises, le marché est néanmoins actif en raison notamment des échéances de la réforme sur la facturation électronique qui se rapprochent, et qui jouent comme un accélérateur de prise de conscience. « Pour les entreprises, il s’agit d’un vrai challenge, poursuit Alexis Hartmann, VP France et UK de Basware. Leur première démarche consiste alors souvent à vérifier si leur solution en place leur permettra de répondre à cette réglementation à venir. Il s’agit souvent d’un vœu pieux car pour nombre d’entre elles, les technologies de dématérialisation utilisées jusqu’à présent ne leur permettront pas d’être en conformité avec la réforme sur la facturation électronique. D’autre part, elles ne répondent pas toujours à leurs problématiques en termes d’optimisation des coûts, de développement des ventes ou encore d’amélioration de la satisfaction de leurs clients et leurs équipes, alors même que ce sont actuellement les principales préoccupations des directions financières et des directions générales. »
Facturation électronique : passage obligatoire et opportunité
Tout l’enjeu consiste donc aujourd’hui pour ces entreprises à s’appuyer sur une technologie qui leur permette d’une part de se mettre en conformité avec la réglementation sur la facturation électronique et d’autre part, d’automatiser toute une partie du traitement de leurs factures clients et fournisseurs pour gagner en efficacité. Pour accompagner les entreprises dans cette démarche, Basware s’engage à ce que sa solution respecte les exigences réglementaires françaises et internationales sur la facturation électronique et se prépare à ce titre à recevoir l’immatriculation « plateforme de dématérialisation partenaire » (PDP). « Nous entendons ainsi répondre aux besoins de nos 350 clients mais également de nos prospects qui entendent s’appuyer sur un service qui soit le plus abouti possible, et qui leur permette de gérer l’ensemble de leurs flux de facturation quelle qu’en soit la complexité, en France et à l’international », précise Alexis Hartmann.
Une très forte expertise sur la facturation électronique
A cet effet, Basware s’appuie sur une équipe de plus d’une trentaine d’experts qui travaillent depuis un an sur la mise en conformité de sa solution avec les attendus pour être PDP et son équivalent dans les autres pays. « Nous sommes également accompagnés, dans le cadre de cette démarche, par les plus grandes sociétés de conseils du marché, et en particulier par KMPG et PwC sur la partie fiscalité, ajoute Alexis Hartmann. Nous travaillons par ailleurs avec elles sur l’optimisation des process (comme par exemple le nombre de factures traitées par comptable) et des coûts liés aux projets de passage à la facturation électronique des entreprises. »
Basware en ordre de marche pour recevoir l’immatriculation PDP
Aujourd’hui, Basware répond déjà à de nombreux prérequis exigés par le législateur pour être immatriculé PDP, dont celui sur la transmission des flux de facturation et le suivi de ces flux qui transitent vers sa plateforme. Basware est également certifié ISO 27001 depuis décembre et travaille à l’obtention de la qualification SecNumCloud, le visa délivré aux opérateurs cloud qui atteste de la qualité et de la sécurité globale de leur solution. « Nous continuons de développer les prérequis nécessaires à notre immatriculation et attendons les dernières directives nécessaires à la mise à jour de notre plateforme avec les futures obligations, notamment sur le e-reporting et l’annuaire, poursuit Alexis Hartmann. Dès que le portail public de facturation (PPF) le permettra, nous commencerons les phases de tests. »
Parallèlement et afin que sa plateforme soit conforme aux exigences réglementaires de chaque pays et puisse se connecter avec les différents portails publics (l’équivalent du PPF), Basware s’appuie sur un réseau de plus de 220 partenaires en France et à l’international (incluant des futures PDP en France ou leurs équivalents à l’étranger). « Ce réseau d’interopérabilité nous permet déjà de travailler avec d’autres fournisseurs de plateforme de dématérialisation en France, mais aussi à l’étranger, y compris dans les pays où la réglementation sur la facturation électronique est effective, comme en Italie, précise Alexis Hartmann. Il nous permet également de faire bénéficier aux entreprises qui s’appuient sur notre plateforme du réseau de fournisseurs référencés par chacun de nos partenaires. »
Au travers de ces différentes démarches et de son savoir-faire historique sur le marché de l’émission et de la réception de factures électroniques, ainsi que sur le processus P2P depuis près de 40 ans, Basware entend aider les entreprises dans leur mise en conformité mais également dans leur projet plus global de digitalisation de leurs processus de facturation clients et fournisseurs.
Questions à…Sara Gregorsson, Financial Systems Operations Manager chez Education First
Quels étaient les enjeux d’Education First ?
Education First (EF) entend « ouvrir le monde par l’éducation ». A ce titre, cette organisation propose des formations linguistiques, des échanges culturels, des programmes académiques et des voyages éducatifs. Elle dispose de bureaux et écoles dans plus de 50 pays avec une présence dans plus de 100 pays. Avec des opérations financières décentralisées, EF avait besoin d’une solution d’automatisation de traitement des factures pour l’aider à mettre en œuvre de meilleures pratiques de gestion dans ses bureaux régionaux ainsi que des processus de contrôles de prévention de la fraude. La société entendait également augmenter ainsi sa visibilité sur l’ensemble de ses dépenses.
Par ailleurs, la solution devait répondre aux différentes exigences de conformité auxquelles EF est confrontée dans les multiples juridictions où elle opère (notamment en Chine et au Mexique). Enfin, les fonctionnalités devaient être accessibles à distance, les coûts de maintenance minimes et les innovations/mises à jour devaient être livrées sans que la solution ne subisse de temps d’arrêt.
Quelle solution a été déployée ?
EF a mis en œuvre la solution Basware AP Automation en utilisant Basware Network pour faciliter la réception des factures électroniques. La société s’appuie sur son ERP (Unit4 Financials) pour toutes ses entités juridiques dans le monde. Tout ce qui se trouve sur la plateforme Basware est ainsi enregistré dans Unit4 à l’aide d’une API. Il s’agit d’une intégration qui ne nécessite aucune intervention supplémentaire de la part des équipes financières de l’organisation.
Quels sont les bénéfices obtenus par EF ?
Depuis la mise en œuvre de la solution Basware, EF a réduit de 28 % ses cycles de facturation. Désormais, les paiements sont effectués en moins de sept jours. Ses circuits de validation des factures ont également été améliorés et accélérés (gain d’efficacité de 43 % au cours des 12 derniers mois). Les factures sont ainsi traitées plus efficacement et plus rapidement (32 % des factures d’EF sont réglées plus tôt grâce à la solution Basware), ce qui permet à EF de bénéficier de remises pour paiement anticipé et de renforcer ses relations avec les fournisseurs locaux. Enfin, les exigences de conformité auxquelles EF est soumise sont entièrement satisfaites et ce, quel que soit le régime réglementaire dans lequel l’organisation opère.
