Par François Gilbert, docteur en droit, avocat au sein du département de doctrine juridique. Il intervient notamment en droit des marchés financiers et des sociétés cotées et non cotées.  francois.gilbert@cms-fl.com

Si ces recommandations s’adressent naturellement aux sociétés cotées, quatre d’entre elles ont vocation à s’appliquer également aux sociétés non cotées, soit parce qu’elles s’inscrivent dans la logique de textes législatifs ou réglementaires de portée générale, soit parce que l’objectif recherché implique de dépasser le simple critère de la cotation. Ces recommandations ne devraient toutefois engendrer aucun coût supplémentaire pour les sociétés concernées.

La première proposition1 préconise, d’une part, en cas de vote par des moyens électroniques visé par l’article R.225-61 du Code de commerce, de compléter les articles R.225-77 et R.225-79 du même code afin de prévoir que tout vote par procuration et par correspondance fasse l’objet d’un horodatage et donne lieu à une confirmation électronique de réception par la société. Cette recommandation s’applique à toute société permettant à ses actionnaires de voter par de tels moyens électroniques, en ce que les votes ainsi transmis sont automatiquement horodatés, que la société concernée soit cotée ou non. Elle recommande, d’autre part, de compléter l’alinéa 1er de l’article R.225-79 précité de façon à ce que la désignation nominative du mandataire soit accompagnée d’une mention précisant l’adresse de son siège s’il est une personne morale, ou de son domicile s’il est une personne physique. Dans l’attente de cette modification, elle rappelle également aux sociétés, cotées ou non, qu’elles ne peuvent rejeter une procuration pour la seule raison que la mention de l’adresse du mandataire ne serait pas renseignée par le mandant. Cette modification réglementaire, et ce rappel, s’appliquent à toutes les sociétés visées par l’alinéa 1er de l’article R.225-79, cotées comme non cotées, en ce que cet alinéa n’établit aucune distinction à cet égard.

La deuxième proposition2 préconise, sans préjudice de leur droit de recommander l’utilisation du formulaire de vote de leur choix, de rappeler aux sociétés, cotées ou non, qu’elles doivent prendre en compte tout vote exprimé via un document ou formulaire de vote répondant aux exigences légales et réglementaires.

La troisième proposition3 recommande aux actionnaires et sociétés, cotées comme non cotées, qui recourent aux services d’un huissier de justice dans le cadre de leurs AG d’exiger que celui-ci précise, dans le rapport qu’il est amené à produire, l’étendue et les limites de sa mission. Cette recommandation a ainsi vocation à s’appliquer à toute société, dès lors qu’elle n’engendre aucun coût supplémentaire ni n’impose le recours aux services d’un huissier qui continue de relever du libre choix de l’actionnaire ou de l’émetteur.

Enfin, la quatrième proposition4 préconise l’élaboration, par les représentants de l’ensemble des professionnels, sociétés et actionnaires concernés, d’un guide méthodologique de traitement des votes en AG pour les établissements centralisateurs, teneurs de compte-conservateurs et sociétés assurant tout ou partie de ce traitement. Ce guide, mis à la disposition du public, devrait notamment décrire les procédures mises en œuvre pour le traitement des votes et les pratiques permettant de résoudre les difficultés opérationnelles les plus fréquemment rencontrées avant, pendant et après la tenue des assemblées. Faute de connaître le résultat futur des travaux d’élaboration de ce guide, l’AMF considère qu’il appartiendra aux auteurs du guide méthodologique de déterminer s’il est opportun que certains de ses éléments s’appliquent, également, aux sociétés non cotées.

1. N° 2.6 de la recommandation AMF.

2. N° 2.7 de la recommandation AMF.

3. N° 2.14 de la recommandation AMF.

4. N° 2.16 de la recommandation AMF.